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档案的沿革及性质(一)
档案全宗介绍范本
Xxxx全宗介绍
一、全宗构成者沿革
1.全宗构成者名称：xxx人民政府
全 宗 号：xxx
2.性 质：行政机关
3.隶属关系：隶属xxxx人民政府
4.主要职能：
（1）执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令。
（2）执行本行政区域内的经济和社会发展计划、预算，管理本行政区域内的经济、教育、科学、文化、卫生、体育、财政、民政、公安、司法、计划生育等行政工作。
（3）保护社会主义的全民所有的财产和劳动群众集体所有财产，保护公民私人所有的合法财产，维护社会秩序，保障公民的人身权利，民主权利和其他权利。
（4）保障农民集体经济组织应有的自主权。
（5）保障少数民族的权利和尊重少数民族的风俗习惯。
（6）保障宪法和法律赋予妇女的男女平等、同工同酬、婚姻自由等各项权利。
（7）办理上级人民政府交办的其他工作。
5.机构沿革：xxxxxx人民政府于xxxx年成立。
6.主要负责人名录：
书 记 xxxx（ 1994.7-1998.7）
xxxxxx（1998.7-1999.8）
xxxxx（1999.11-2002.2）
镇 长 xxxxx( 1993.3-1998.7)
xxxxx（1998.7-2000.11）
xxxxxx(2001.2-2001.10）【档案的沿革及性质】
二、机构设置
镇政府下设结构有：党政机关设党政综合办公室，下设事业单位是：xxx站、xxx办、xx站、计生站、农机站、水务所、农技服务中心、劳保所、兽医站、xxx站、经济办、党校、计生站、计划生育服务所、中心学校、安监站、交通管理所。
三、全宗档案情况简介
1.档案分类数量及保管期限
文书档案:其中xxx年至xxx年，永久：xx卷 长期：xxx
卷 短期：xx卷 小计:xx卷 ;2001年至2008年，永久： xxx盒 xx件 长期（30年）： xx盒 xx 件 短期（10年）：xx盒 xx件 小计：xxx盒 xxx 件。
照片档案：xx本
会计档案：xx盒
科技档案：x盒
荣誉档案:x本
土地延包档案:xx盒
第一届村改档案:x本
2.档案完整程度
xx年～xx年，会计类档案、科技档案、特种载体档案不完整，文书类较完整，其他类未建档。
3.档案的利用价值及鉴定情况
全宗各类档案真实、完整，能反映本机关历史真实面貌，保存了本机关在主要职能活动中形成的原始记录，能为机关内外工作查考，今后编史修志提供详细的史料。
4.检索工具：
我单位编制了案卷索引、案卷目录、卷内目录、归档文件目录等检索工具，方便了查找和提供利用。
档案的沿革及性质(二)
论档案的起源和载体演变
总19卷 增刊 西南民族学院学报·哲学社会科学版Vol.19
1998年2月 Journal of Southwest Institute for Ethnic Groups.Philosophy and Social Sciences Feb.1998
论档案的起源和载体演变
沈成玉
内容提要:档案载体由原始萌芽状态演绎到今已有几千年。从甲骨片、青铜器、泥板、羊皮纸等载体演变发展到
纸张、胶片、磁带、光盘并用,经历了漫长的过程。其间纸张的发明和计算机光盘的出现,对档案载体是一场意义重大
的变革,尤其是磁带、光盘档案的出现,极大地冲击了现行档案的管理方式,给档案领域提出了新的研究课题。
关键词:档案 载体 演变
一、档案的起源
档案的起源可以追溯到远古时代。在文字产生以前
的远古时期,人类在漫长的共同劳动和生活中,产生、发
展了思维和语言。但语言不能传诸远方和流传后世,人
们为了适应日益频繁的联系和交往,为了表达一定的概
念和弥补记忆力的不足,客观上要求把记忆、备忘“扩展
到人们的大脑之外”,于是,逐渐产生了“结绳”,“刻契”
等辅助记忆和传递信息的方式。我国古代典籍中就有
“上古结绳而治,后世圣人易之以书契”(见《易经·系辞
下》)的记载。古代秘鲁人把不同长短和颜色各异的细
绳,用不同的距离和不同形式的结拴在一根主绳上,绳
子的颜色代表不同事物的种类,结子的位置、距离代表
不同的数量,用以帮助记忆。秘鲁人的这种“结绳”记事
方式与我国祖先几无不同。另一种记事方法“刻契”,即
是在树木、竹片、器皿等器物上刻划各种式样的符号、标
志以记其事。
随着人手的发展和完善以及人的观念形态的进化,
人们产生了将从劳动实践中得来的认识、情感、情绪和
思想表达出来的强烈要求,于是出现了较之“结绳”“刻
契”等更直观的记事方式,比如壁画、雕刻等,在我国江
苏发现的将军崖摩崖石刻画,上面刻有人体、兽面、农作
物及多种符号,这些符号反映、记录和表达了人们的生
活、情感乃至信仰,直接反映了4000多年前我国东部沿
海地区的经济和文化发展面貌。这些原始壁画、雕刻后
来一方面演变为绘画,一方面演变为文字。这些载体方
式,就其性质来说,虽然不是我们所说的现代意义上的
档案,然而,可以认为它们为档案的产生提供了可能性,
起到了保存记录、辅助记忆的作用。从这个意义上来说,
它包含档案的某种成份,可以看作是原始形态档案的萌
芽。正是由于远古时期这种种原始档案雏形的产生,才【档案的沿革及性质】
为人类开创了档案的起源。
二、档案载体的种类及其演变
1、古代档案的载体
迄今为止,中国最早的有文字记录的档案,是3500
年以前殷商时期的甲骨档案。顾名思义,甲骨就是龟甲
兽骨。商代是我国有文字可考的最早的一个朝代。商代
的甲骨档案多是占卜活动的记录。在生产力水平及其低
下的时代,人们认为世间的一切都由神来主宰,《左传》
“国之大事,在祀与戎”,当时的统治者不论大事小事,事
前都要先用甲骨占卜凶吉,乞求神灵保佑,占卜的结果
就刻在龟甲兽骨上,称为“甲骨文”。甲骨档案是殷商时
期政治和宗教活动的原始记录。当时,这些甲骨档案保
藏在宗庙内。
商代后期,由于青铜冶炼技术的提高,出现了在青
铜器上刻字的方法,即后来所称的“金文档案”(“铭文档
案”)。青铜器质地坚固,易于长久保存,故统治者凡有大
事记载,便铸器铭文。到了春秋战国时期,特别是秦汉以
后,出现了竹简、木牍、和缣帛档案。当时国家的重要法
令、户口和赋税等都记载在这种竹木和丝织品上。竹简、【档案的沿革及性质】
木牍和缣帛作为书写材料,较之甲骨、青铜器、坚石等已
有了很大的进步。
汉魏时期,纸张的发明,使档案摆脱了载体材料的
局限。纸张质地轻柔,不但便于运输,更便于保管,因而
很快取代了竹简、丝帛,成为主要的书写材料。由此开始,直至19世纪初,纸张作为书写材料一直是档案的主
要载体。我国现存最早的纸质档案,便是距今有1700年
历史的西晋文学家陆机所写的“平复帖”。它不仅是我国
古代名人的书札墨迹,而且是世界上现存历史最久的纸
质档案。
在欧洲国家,古代档案的载体也是形式多样的。如
泥板档案、纸草档案、蜡板档案、羊皮纸档案等等。
泥板档案 人们用粘土制成一定尺寸和厚度的泥
板,然后用木棒、骨棒把文字刻在上面,在太阳下烤干,
这样就形成了泥板文书。把泥板文书保存起来以备查
考,就为泥板档案。泥板档案主要是在希腊。与其它书写
材料相比,泥板的使用时间是比较长的,从公元前3000
年前左右一直延续了差不多三千年。
纸草档案 纸草是一种特殊的植物,生长在古埃及
沼泽地带。纸草要制成书写材料工序很多,程序也很复
杂,有的纸草制成后还要将两张甚至多张连接起来,形
成纸草卷。写好文件的纸草卷放在圆筒盒内,标上标签
以备查用。在纸草上写字用的是芦管笔,墨水则是用乌
贼和煤烟等制成。古埃及人把芦管的一端磨散,使之像
刷子一样来蘸墨水写字。后来又把芦管的一端劈开,像
现在的钢笔一样。公元前7世纪,古埃及人制造的纸草
传入希腊和罗马,罗马人不仅大量进口纸草,还开设工
厂制造纸草。可见纸草作为书写材料,在当时已非常广 泛。现在保存下来的最晚的用纸草作载体的档案是 1057年古罗马教皇维克多二世书写的纸草文件。 蜡板档案 古罗马人在木板上涂一层蜡,用尖笔在
上面写字。尖笔是用石头、骨头、象牙或金属制成。需长 期保存的文件,便写在蜡板上。在古罗马帝国灭亡以后 很长时间内,欧洲的许多封建国家还继续用蜡板作为书 写材料。但是,由于蜡板容易着火,易变质腐坏,所以蜡 板档案保存下来的不多。
羊皮纸档案 古埃及人很早就用兽皮作为书写材
料,羊皮纸是兽皮制作技术逐步改进的结果。纸草纸只 能一面写字,羊皮纸可以两面写字。羊皮纸是书本形的, 而不是像纸草一样呈卷形,因而更易于存放。羊皮纸在 公元1世纪时已成为罗马人的通用书写材料。这时的芦 管笔已为羽管笔所取代,书写材料也由没食子酸铁墨水 代替了炭墨水。羊皮纸在欧洲使用了一千多年,最后才 被中国发明的纸所代替。因此,欧洲国家的许多档案馆 内都或多或少地藏有这类档案。
我国汉魏时期纸张的发明,对人类文化的发展产生
了重大的促进作用。纸张的发明,对档案工作的影响是 巨大的,最明显的变化表现为档案数量成倍甚至几十倍 地增加,由此而引起了档案管理、档案机构、档案保管等 方面一系列的变化。从档案的门类来看,起初的文字档 案,也主要是由文书档案组成,各种行政管理文件,(如
命令、章程、法规)、人事档案、专门档案(如外交条约)以 及其他来往文书,都写在纸张上面。如今,纸质档案的门 类已扩展到科技、基本建设、设备、生产等方面,变化可 谓之大矣。纸质档案至今已有了近两千年的历史,尽管 近现代出现了音像、磁带、光盘等档案载体,但由于种种 原因,纸质档案的数量仍然占档案载体的多数。
2、近现代档案的载体
近现代档案除纸张外,还有图纸、音像、缩微、计算 机软件等等。
图纸档案 图纸档案早在古希腊和古罗马时期就
有了。当时是画在羊皮纸上的图样。图纸档案主要包括 地图、平面图、设计图等等。在进入现代以后,图纸档案 的数量迅速地增加,已成为技术档案的主要组成部分。 这种载体的档案在信息发展迅猛的今天,其重要性越来 越明显。
音像档案 音像档案以胶片作为载体,以记录下来
的声音和图像起档案作用。主要有照片、录音带、录影带 等。
缩微档案 缩微档案即通过缩微摄影技术拍摄在
缩微胶卷、缩微平片、缩微卡片上的档案。缩微摄影技术
是在第二次世界大战后得到广泛采用的。有些国家的政 府机关和大的私人企业,为了节约印刷费和邮费,把一 些文件制成缩微胶卷,这种缩微胶卷归档后就成为缩微 档案。缩微档案大部分是缩微副本。有三种类型: 第一种是缩微安全副本。为了防止各种意外灾害
(如战争、火灾、地震等)、突发性事件给档案造成无可挽 回的损失,许多国家都为最重要的档案拍一套(或两套) 缩微副本,放在距档案馆很远的另一个安全地点,万一 原本档案遭到毁坏,则仍可完整保存它的内容。 第二种是缩微代用副本。这又分两种情况。一种是 为了节约库房,把原本文件销毁而保留其副本。另一种 情况是原本档案文件是属他国的,本国只能拍制缩微副 本,如第二次世界大战结束后,美国在归还德国的档案 文件时,就把其中的重要档案拍成一套缩微副本,留在 美国国家档案馆供查阅者利用。
第三种是缩微流通副本。用这种副本代替原本供读 者查阅,以减少原本的磨损,延长原本的寿命。 缩微技术是档案工作走向现代化的标志,故被称为
226西南民族学院学报·哲学社会科学版 向机读档案的桥梁。在档案的载体中,缩
微档案所占的比重正在不断增长。
机读档案 在计算机内作为信息载体而产生的穿
孔卡片、穿孔带、磁带和光盘等,叫做机读文件,把经过 鉴定值得保存的机读文件保存在档案馆内,就成了机读 档案。机读档案的历史并不太久,美国是机读档案出现 最早的国家,联邦政府机关从20世纪50年代就开始了 用电子计算机处理统计情报。但是,直到60年代,美国 档案局才开始建立了一个机读文件处理委员会,指定了 专职的机读档案员,负责鉴定机读文件,并为有长期保 存价值的文件制订档案程序。1974年,设立机读档案
科,负责机读文件的鉴定、补充、编目、统计、安全、保管和提供利用等事项。机读档案的载体都是磁带,磁带便 于检索,但不耐保管。
机读档案的出现,是自档案3500年以来人们第一
次有了人眼所看不见的信息记录。它区别于我国殷商以 来的甲骨文、金文、竹帛,古希腊的泥板、纸草,古罗马和 中世纪的羊皮纸,近现代的纸张,乃至缩微胶片。机读文 件的出现,给档案工作带来了管理、利用等方面的一系 列新的研究课题,使档案管理方式和管理人员都面临着 一场深刻的革命。拿档案的主要载体纸张与之比较,并 就档案的实体看,纸质文件在同一物质载体上记录和反 映了文件的三大要素:内容、结构和来源。文件的内容由 词句、数字及符号组成的文本来反映;由各种不同形式 的文件、财务报表等反映出互不相同的文件结构;而文 第19卷从纸质档案走
件的签名、文头、日期等都与之构成了记录和反映某活 动过程的完整的基本成分。而机读文件,其内容、结构和 来源与纸质文件相比发生了显著变化:它们不再只存储 在某一物质载体上,也不能直接为人眼所见,而必须借 助机器和软件。机读文件与纸质文件最相近的地方是内 容要素,显示在计算机屏幕上的文字和数字与在纸张上 并无两样。
就中外古今档案的演变趋势来看,大致可以归纳出 以下几点。
第一,档案的载体越来越轻便。不论是我国古代的
青铜器,或是古希腊的泥板档案,都是十分笨重的。后来 书写材料由比较轻便的竹帛、纸草、羊皮纸取代,尔后, 羊皮纸和竹帛又被更加轻柔的纸张代替。而今计算机光 盘又向纸张载体提出了挑战。可见,载体的越来越轻便 是档案发展的趋向。
第二,档案的信息密度越来越大。档案的信息装载
能量随着载体的改进而不断提高。如一千多立方贡尺的 纸张文件,如果拍成缩微胶片保存,可把体积减少到二 十五英尺。如用计算机磁带存储,则不足一立方英尺就 能够装载。若采用光盘的话,装载能力还会大大超过计 算机磁带。
第三,档案载体越来越不稳定。古代的泥板档案至 今已有三千多年抑或四千多年,至今还保存完好,清晰 可识,羊皮纸档案也可保存几百年不坏,但现代的纸质 档案大都只有几十年的寿命。计算机磁带的寿命则更 短,只能保存十几年。可见,档案载体越来越不稳定。载 体的不断进步,也给传统的档案保管方式提出了新的课 题。
除此之外,还可看出,随着档案载体的不断演变,档 案的形式也越来越多样化,而不论哪一种载体的档案, 都各有不同的时代特点和历史阶段,它们在某一时期是 并存的,在短期内不可能完全淘汰某一种而只用一种。 它们互为补充,比如,纸质档案在全部档案中所占比重 最大,即使是在信息发展迅速的今天,机读档案的比重 正在增加,也不可能在短期内完全取代纸质档案。 综上所述,档案载体由甲骨文、青铜器、泥板、羊皮 纸到用纸张书写,及至计算机机读磁带,每一次的变革, 无一不是人类社会发展到一定阶段的产物。档案载体的 演变与人类社会的进步和科学技术的发展息息相关,在 古代,由于生产力水平低下,人们只能就地取材,这才出 现了甲骨档案、泥板档案、纸草档案、羊皮纸档案等,工 业革命,特别是人类进入电子信息时代后,缩微档案、机 读档案也随之应运而生。从档案的起源,甲骨档案到计 算机光盘档案的出现,可以看出,各国各个历史时期的
档案的沿革及性质(三)
档案知识汇总
第一章 档案管理基本知识
第一节 名 词 解 释
1、什么是档案？
答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？
答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？
答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
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