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【一】:关于物资采购效能监察工作的思考和建议
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关于物资采购效能监察工作的思考和建议 作者：李振鹏
来源：《企业文化·中旬刊》2014年第10期
摘 要：效能监察是企业为了监督工作程序、查找管理漏洞、提高管理水平、提升工作效率而进行的工作。物资采购是企业生产经营管理的关键环节，一旦出现问题对整个企业影响较大，对其进行效能监察主要是为了保证其工作流程更加顺畅，管理更加规范，更好的保障企业生产、降低企业成本、促进企业增效，避免出现大的管理漏洞和腐败问题。本文从国有企业物资采购管理效能监察工作的角度，浅谈一些对物资采购工作的建议和对策。
关键词：物资采购；监察；管理效能；建议
前言：近几年，随着我国社会发展的加速和市场结构的调整，国有企业（特别是央企）的物资采购工作也随之变得更加复杂，物资采购的效能直接影响整个企业运行的质量和效益，加强对物资采购管理工作的效能监察，是保证企业各环节能够流畅运行的保障。
1.加强对物资采购人员廉洁从业教育和监督管理势在必行
当今社会越来越注重从业人员的道德品质和业务素质，企业在培养物资采购人员时，更要兼顾业务能力和思想素质的共同进步，这样才能培养出企业真正需要的人才。物资采购人员的素质和能力对其工作的质量和效率有着重要的作用，廉洁从业教育有利于促进物资采购人员在工作中正确对待自己的职责。
加强物资采购管理，就要不断加强对物资采购人员的廉洁从业教育和监督，企业对此要有详细的培训和教育计划，定期组织业务知识培训和廉洁从业知识学习，时刻警钟长鸣，不仅能让他们更好地熟悉业务以及相关的技能，同时也加强了他们的廉洁思想意识，拒绝腐败，树立科学的人生观、世界观和价值观，以及培养起良好的道德水平和职业道德。企业可以通过召开广泛的廉洁从业教育和宣传讲座，规范企业物资采购人员的思想和行为，使物资采购团队更加富有活力，促进物资采购业务处于健康有序的进行，有利于整个企业的运行更加科学合理。
2.优选采购技术方法
物资采购中，采购技术非常重要，先进的采购技术能够提高采购工作的质量和效率。首先，要对当前市场情况进行调研，根据调研结果设计采购方案，这样有利于企业量身定做物资采购方法，尤其是经济上，既可以降低采购费用，又可以采购到质量较好的物资；其次，优化采购管理，严格按照规范进行操作，例如，在招标比价采购的过程中，严格遵守公开公平公正的原则，并加强对招标采购过程的监察，尤其是在大宗、大金额、关键物资的招标采购中，监察是必不可少的。
【二】:目前物资供应存在的问题及解决建议
陕煤建司物资供应管理
存在的问题及解决建议
各位领导、同事们，大家好！
煤矿物资供应管理直接影响企业的生产成本、经济效益和安全生产。以前，陕煤建司物资供应管理由下属二级单位物资管理中心负责， 2012年5月，依据陕煤集团物资重组整合方案，陕煤建物资供应中心归并物资集团，重组命名为物资集团陕煤建分公司，主要职能是负责陕煤建司物资的集中采购和供应。两年多以来，通过集团物资供应模式的转变，实行的物资集中采购方式极大的发挥了规模优势，不仅形成了采购批量，增强了议价能力，获得了价格折扣，减少了储备资金占用，而且为逐步实现专业化采购、规范化管理奠定了良好的基础。
一、目前物资供应管理存在的主要问题：
1、原物资供应中心归并物资集团并成立陕煤建分公司以后，根据物资集团业务主导，主要以物资采购和供应为主，没有完全尽到管理职责，供管脱节，导致重复设置物资管理部门，增加了企业管理成本。
2、由于物资管理部门业务指导不到位，使用单位提报的物资计划缺乏科学性和准确性。错采、超采现象时有发生， 容易造成库存积压或报废损失。
3、使用单位的物资计划上报到物资分公司以后，物资
分公司需按业务流程报经物资集团审批后方能按类别分级采购，计划审批手续繁琐，采购周期长。加之物资信息化上线后，无编码物资计划不得上报，而物资编码申请时间过长，影响计划报送和采购周期。
4、供管分离后，分公司物资采购周期相对较长，使用单位怕影响生产，提报计划量或储备量势必加大，容易造成库存积压。
5、部分零星、量少、非常用物资到货不及时。
6、供应商素质参差不齐，在物资规格、型号、性能、用途等方面缺少专业知足，影响供货质量和时间；供应商选择上供需双方沟通少，导致部分供应商供货质量差，错供、退货现象时有发生。
7、物资招标、议标采购时，有时 “一物一招”或“一次一招”，造成同类物资多家生产，通用性互换性差，使用管理难度大。
8、近期可能由于资金或其他原因，部分集采物资不能及时到货（如：双龙矿工业润滑油脂一月未交货），影响了矿井的正常生产。
9、由于集团内部物资平衡、调剂平台不畅，导致积压待报废物资越聚越多，增大了库存。
10、陕煤建各矿均是老矿井，由于破产、改制等历史原因，加之近年两年来对矿井进行技术改造，生产工艺及装备
水平不断提升，淘汰了大部分老、旧设备，多年连续积压的报废物资得不到及时处理，完成集团公司下半年库存定额控制指标难度较大。
二、对存在问题的解决建议：
1、物资集团系统内部供应分公司应与对外物流公司分离，物资分公司应供管结合，便于管理和更好的服务使用单位。www.fz173.com_物资采购建议。
2、物资集团应尽快完善区域储备总库或物流基地建设，保障及时配送和满足集团各区域的联储共备，减少各使用单位的库存。
3、物资集团应加强供应商管理，严格执行审入、评价、考核、淘汰制度，供应商选择应坚持“先厂后商”的原则，建立供应商信息共享共同评审机制，便于使用单位监督和沟通。
4、物资分公司在计划采购时，应积极与使用单位沟通，参考使用单位在选型、选厂等方面的意见，避免采购物资性能不适或因计划变更而造成错采、多采和漏采。
5、简化计划审批程序，缩短审批时间，提高物资编码的通用性，方便暂时无编码物资计划提报和应急物资采购计划的执行。
6、加大代储代销力度，在集团审批通过的供应商注册目录内，无论生产厂或代理商，只要在互惠互利和诚信合作
的基础上，为满足安全生产和缓解当前资金压力，物资分公司和使用单位共同合作，创造条件让更多供应商参与寄售模式，缓解资金压力，降低库存储备。
以上是我对目前陕煤建司物资供应方面存在问题和解决建议的个人见解，不妥之处请批评指正。
谢谢！
2014年7月29日
【三】:物资采购价格的建议
3.关于物资采购价格管理的几点建议
3.1及时、准确掌握市场信息，有效开展价格预测分析工作
密切关注市场，加大市场跟踪力度，经常性的深入了解市场行情变化，经常性阅读有关价格信息资料。及时、准确掌握市场信息，可为企业的成本管理、堵塞采购工作中的漏洞、保证企业成本核算的真实性提供可靠依据。
了解国家宏观经济政策及突发事件，及时准确掌握市场价格变化及走势，科学分析、评价和测算产品价格，实施月度分析、季度调整，建立价格动态预警管理机制，为业务公司仓储的增减、季节性存货做出较为专业的指导，为公司实施“时间差、季节差、地域差”采购策略提供有力的信息支持，最大限度地降低采购成本，促进公司解困扭亏工作目标的实现。
3.2扩大信息渠道，完善信息网络
开拓广泛的价格渠道，多渠道、多方式开展市场价格询价分析，及时掌握不同地区同一产品的价格信息。因为现在很多产品实行代理制，不同地区销售价格不同，所以很多产品需要异地询价，增加第三方面询价范围。我们还要积极与勘探局、油公司其他价格管理部门联系、沟通，实现价格资源联网共享。与其他油田的物资价格管理部门沟通协调，形成一个油田系统的价格管理资源平台，互通有无，信息共享，建立完善的价格信息网络。www.fz173.com_物资采购建议。
3.3增加实地市场考察调研，加强对产品的了解
谈判前的实地市场考察，使我们充分了解产品的工艺流程、原材料构成、厂家状况等第一手资料，在招标、谈判中可以制定更准确合理的标底价格。
3.4对于应急工程物资应该尽早做好准备
按《辽河油田公司物资采购管理办法》中《辽河油田公司物资计划管理实施细则》规定：应急物资需求计划按紧急程度随时上报，物资管理部负责审核、确定采购方式（招标、谈判、询比价等），确定采购分工，形成物资采购计划。“应
急计划”由物资管理部计划部门审核后转物资公司，由物资公司价格管理中心比照询比价定价方式组织定价。在工程用物资，设计出来后，就应将材料清单转交物资部门，进行价格调研及招标、谈判准备工作。
为保证急用物资的供货时间，在接到急用料审批单及资料后，及时转发给各部门，尽快安排定价时间并通知各部门，保证生产急用物资的供给。
3.5规范物资编码，及时清理编码库和价格库
在转发计划时优化筛选手段，价格部门梳理过的计划尽量不要重复转发。价格部门、业务部门每次确认的废码编码管理部门一定要在编码库删除，避免重复使用，无端增加工作量。对于重码问题，可建立专业部门对编码进行筛选、清理，清除重码、废码。定期组织对现有价格数据库进行全面清理。
4.结语
综上所述，通过健全物资采购价格管控，能够从源头上封堵了采购环节存在的弊端和漏洞，大幅降低了采购成本，从而相应地降低了石油的生产成本，增强了企业在市场上的竞争力。价格管理要以科学发展观为统领，转变工作理念，理顺工作流程，提高业务素质，加强市场动态跟踪，强化价格预测，做好价格动态管理，降低采购成本，为公司实现科学发展观、和谐发展做出积极贡献。
【四】:物资管理可行性建议
一座建筑无一不是用建筑材料堆砌而成的，俗话说：“兵马未动、粮草先行”，“巧妇难为无米之炊 ”，如果拿这两句话来形容建筑行业物资管理的话，那么足以见之物资材料在我们建筑行业所占有的重要位置，所以物资管理工作显得尤其重要。同时随着精细化管理的深入物资管理对项目的收益空间影响重大。
近年来，在集团公司的正确领导下，我们公司认真贯彻落实集团公司各项物资管理措施和各项物资管理指示精神，积极借签兄弟单位先进管理经验，不断细化物资基础管理工作，结合公司实际情况，不断创新物资管理模式，使五公司的物资管理水平有了一定提高。
现将公司近几年的物资管理情况向各位领导汇报如下：
一、建章立制夯基础，吐故纳新强队伍
为加强公司物资管理工作，公司自2009年3月单独设立了物资管理部。物资管理部设立后就在公司范围内对物资管理实际情况进行了长达半年的深入调研，全面、细致地摸清和掌握了公司物资管理的实际情况，找准了搞好物资工作的关键点。
1、旧有规章制度不适应物资管理的要求。公司原有的物资管理制度大都是2005年前后制定的，随着企业管理模式的更新，在手施工任务的迅速增长，施工规模的急剧扩大，原本较为完善的物资管理制度与公司的管理需求不相匹配，需要完善、改进、修订。
2、物资人才队伍不适应物资管理的要求。随着施工规模不断扩张，物资人员十分匮乏，且人员素质和业务水平参差不齐成为物资管理的一个瓶颈。据了解，社会各大院校没有专门开设工程项目物资管理专业，很难找到专业的物资管理人员，公司大多数管理人员都是“半路出家”，专业物资管理人员廖廖无己。
针对以上情况，结合公司管理需要，公司于2009年至今先后制定、修订和完善了公司物资管理制度15项（不含每年的物资管理工作要点），其中《周转材料管理办法》2010根据运行情况，重新修订过2次，《物资采购合同范本》2009年至今修订下发过4次，现公司有10大类物资采购合同范本供公司物资采购使用。
先进、有效和科学的管理源于高素质的人才和专业的管理团队，针对物资人员缺乏、人员素质和业务水平参差不齐的状况，公司物资部自2009年以来曾3次直接参与物资管理学员的招聘工作，通过直接面试，共招聘学员30多人；另外每年还充实大量学员（特别是学工程技术的学员）加入到物资管理队伍中来；同时对于不适应物资岗位的人员进行了工作调整。经过几年整合，公司物资人员队伍素质得到了增强。2010年以来，公司还先后为物资管理人员编制了两本书：《五公司物资管理手册》、《五公司物资管理保管规程及保管知识问答》，为规范物资管理流程打下了基础；公司还定制了“三本书、一汇编、一杂志、两网址”，通过网络交流平台或专门的业务培训使物资人员的学习变为常态化；并结合物资人员现状 “对症用药”制定简单化、模块化、可操作性更强的物资管理操作流程，使物资管理业务操作通俗易掌握。通过各方面努力使物资人员的业务水平有了不同程度的提高。
截止目前，我公司物资管理制度相对较为完善，物资管理体系较为健全，物资管理人员基本满足当前工程项目施工规模。
二、阶段管理目标明，过程控制是关键
1、项目进场阶段
物资管理的前期策划纳入项目开篇布局工作。项目物资管理的前期策划是在物资精细化管理的基础上，对工程项目物资管理进行全过程、全方位地科学预测和谋划，并针对物资采购供应过程中将会出现的各种不利成本因素寻求最佳对策与方法。
在物资管理前期策划阶段我们着重做好以下几方面的工作：
（1）了解项目基本情况和相关的合同文件内容。如工程概况，了解我们有哪些任务、哪些结构物、工期多长、工地附近的人文环境、地理条件、交通物流等信息；还有我们的投标文件中关于物资方面的条款，清楚掌握哪些材料是甲供（甲控）材料，哪些是自购材料。特别是对甲供（甲控）材料的供应方式、联系方法、供应数量、结算方式及单价、供应商的能力等方面要做到心中有数，这样才能对项目的物资供应工作做好合理的统筹安排。
（2）详细阅读项目对外劳务分包合同内容。主要是掌握合同中劳务队的工作内容（比如材料到场的卸车费、材料转运费等）、材料的供应方式、扣款方式及单价约定、节奖超罚约定等。要求必须清楚知道哪些材料是项目部提供给劳务队使用的，扣不扣款，不扣款的材料节超怎么考核；哪些材料是包含在劳务合同单价内的；由劳务队自行采购承担费用的，要是由项目部代购的话有没有管理费等。只有弄清楚情况，才能有效对现场物资进行管理，避免项目部承担过多的成本。
（3）有针对性地做好材料市场调查工作及供应商的选择。除甲供（甲控）材料以外的自购材料（在工程部的配合下明确各种材料的规格型号及数量），物资人员应主动邀请计划部门、财务部门、试验部门等相关部门人员一起对自购材料的市场进行考察，主要是考察材料的来源、单价、运距等情况，按照“货比三家、物美价廉”原则，掌握相关商家的信息，做好汇总。根据公司物资管理文件要求，为了降低工程材料的采购成本，增强采购透明度，具备招标采购条件的要实行招标采购（询比价采购）。
另外，对甲供（甲控）材料，物资人员也应对其供应商的综合实力进行考察，并另外备用一到两家合格供应商(如集团公司物资贸易中心可做为甲供、甲控物资的备用供应商), 防止在非常时期甲供（甲控）材料供应出现问题时乱了阵脚。
（4）协助项目做好物资材料的存放、加工场地的规划。如：炸药库、油料库、钢筋加工场、拌和站等场地布置，根据项目工程实际情况，因地制宜对料场、料棚及大堆材料存放场地进行合理布置，其中大堆材料堆放位置应靠近施工地点，遵循到场物资进出物流交通要方便的原则，尽量减少二次倒运，减少保管和搬运损耗。水泥库靠近搅拌机，油库、火工品库要单独存放，做到距施工现场及居民区有一定安全距离。火工品库位置选择及贮存数量要符合当地公安部门规定。存料现场要注意防火、防潮、防洪、防腐、防锈、防盗并采取相应措施。
（5）结合项目实际情况，协同制定项目物资管理办法、拌和站独立核算办法等规章制度。以公司（局指）的相关物资管理规定为
依据，项目部的管理制度中应明确规定项目部物资管理部门职责、人员岗位职责,并对劳务队的材料供应模式、物资计划上报时间及程序、现场物资的验收、发放要求、内业资料统计等方面进行严格约束。要对劳务队领用的材料发生节超时，我们的奖罚考核该如何约定，出现材料被盗、丢失，甚至劳务队私自倒卖材料的情况，应该如何来处理等方面制定出管理办法，只有建立比较完善的规章制度，并在管理过程中时刻以制度来约束，才能保证物资管理工作做到有章可循、有章可依。
2、施工过程阶段www.fz173.com_物资采购建议。
我们从以下几个环节抓物资管理的过程控制：物资需求计划、采购计划的编制，物资招标采购，物资采购合同签订，合理供应，运输组织，收发料，库存保管，回收，物资消耗核算等等。每一个环节的管理都至关重要。每一个环节的工作都包含了很多具体的管理细节，抓好每一个环节的每一个细节，都可以对降低物资管理成本起到很大作用。
根据公司做法，主要是以下几方面的工作：
（1）物资管理部门在日常管理中必须保证和项目其它部门有效沟通和交流。如：工程部、试验室、计划部、财务部等，特别是工程部、计划部和财务部对物资管理可以起到过程监督作用，如计划部在与外施队签定劳务分包合同时合同里必须明确材料超耗使用的处罚处理条约，由劳务队伍自身管理造成的材料超耗应在计价时按照超耗部分的100%扣回材料款。有的项目各部门沟通不畅，劳务队材料消耗终端核算不及时、核算数据不准确，导致对劳务队伍完工或过程计价时扯皮现象时有发生，因此这部分的材料超耗成本大多也只能由项目自身买单。与工程部门的紧密沟通和配合主要体现在：一是物资需求计划的提供；二是物资消耗节超分析核算时已完工程设计应耗量的提供；三是优化施工组织设计对材料的耗用与运输影响的交底。总之，与技术部门沟通流畅了，那么物资消耗核算才会数据真实可参考。
（2）做好物资采购合同的管理工作，合同签订应严格审批流程。项目的物资管理人员应着重做好物资招标采购、合同谈判、上报审
批、签订、履行、结算等工作内容。合同管理是物资采购管理工作的一项重要内容。公司制定了严格的合同管理制度。对合同的审批、签订、履行等做出了严格的规定。物资管理部设置专人对合同档案进行集中统一保管。我们还对物资采购合同的格式进行统一规范，加强了对合同签订和履行时效的管理和风险防范，保证了合同的严肃性。公司物资采购合同审批流程自2009年建立以来，至今已全面推行。通过逐级审核审批，一是把住了合同条款漏洞，最大限度规避了法律风险；二是把住了价格漏洞，由事后“验尸”，变成事先控制；三是项目物资采购合同签订由上级物资部门和分管领导审批监督，为项目的全面预控管理迈出了坚实一步。
（3）做好项目物资采购价格控制。控制物资采购成本的一个重要方面就是控制物资采购价格。我公司采取的方法是：一是做好前期的市场调查；二是做好合同审批，三是做好价格公示。市场调查是基础，市场调查的范围要广，要横向到边、纵向到底，要分片区，分区域，分地方，要分同一条线上不同的施工单位，要分公司内不同的施工项目来比较分析。只有掌握和了解了第一手资料，那么在物资采购合同审批时才会心中有底，合理地控制物资合同采购单价。如果说市场调查是事前控制，那么事后控制就是要做好全员监督和价格透明化，即价格公示。我公司通过OA办公系统将每月全公司各项目的物资采购价格进行公示，起到了很好的群众监督作用。
（4）重视物资消耗终端管理。材料最终要由施工作业队领用并消耗，施工队的材料内部管理对项目部的整个材料管理起到至关重要的作用。不管是项目甲供给作业队使用的材料，还是合同规定由作业队自行购买的材料，项目物资部都必需对其监管，这种监管主要体现在：一是监管作业队自购材料的单价和限额数量，防止作业队以各种理由套现；二是监管项目甲供材料的限额发料，防止作业队盗卖节余材料，同时对超耗材料责任的承担及节约材料的激励措施都要
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