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【一】:浅谈企业办公室行政事务管理工作
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浅谈企业办公室行政事务管理工作
作者：成瑞珍
来源：《企业文化·中旬刊》2014年第02期
摘 要：行政事务是企业办公室的重点工作，做好办公室行政事务工作，是确保企业正常运行的重要保障。办公室行政事务工作人员必须具备高度责任心，认真对待工作，正确认识行政事务管理工作的重要性，不断提高自己的协调能力和沟通能力，为企业发展做出自己的贡献。本文主要分析了企业办公室行政事务管理工作的特点，为提高行政事务管理工作质量提出建议，以期作为办公室行政事务管理工作参考。
关键词：企业；办公室；行政事务；管理
1.前言
行政部门是企业的重要组成部分，做好行政事务管理工作，有利于提高企业的行政能力。虽然各个企业的工作性质、人员配置、经营规模等各不相同，但无论在大企业还是小企业中，行政事务管理工作都具有一定的复杂性、多样性、琐碎性等特点，应根据行政事务的具体情况，提高企业行政事务管理水平。只有这样，才能确保企业的正常运行，促进企业的良好发展。
2.办公室行政事务管理工作性质
企业行政部门是一个综合部门，集服务与管理为一体，既具备管理职权，又负责为经营单位提供服务，工作涉及面较广，很多行政事务与员工的利益密切相关。企业行政事务指的是企业的各项服务与日常管理琐碎，例如督查督办、办文办会、后勤管理、卫生管理、公务接待等，企业日常事务均由行政管理部门负责。企业行政事务管理工作质量和工作效率，均会对企业的正常运转造成影响，企业应重视办公室行政事务管理工作。行政事务管理人员必须具备清晰的工作思路，制定明确的工作目标，积极采取措施解决企业的琐碎事务，为企业排忧解难。
3.企业行政事务管理工作建议
3.1培养企业文化，传播企业文化
企业文化代表了一个企业的力量和精神，是企业发展的动力，这主要体现在企业管理模式与工作理念上。企业行政事务管理部门是企业的形象，也是企业与外界联系的窗口，因此，行政事务管理人员必须以身作则，注意自己的言行举止，为企业建立良好形象，培养企业文化，并向外界传播企业文化，在企业内部树立正确的工作观念，竭诚为企业服务，取得领导信任，推广企业文化，吸收社会各类人才，促进企业的持续发展。
3.2制定企业行政管理目标，做好行政事务规划工作
【二】:浅谈如何做好国企的办公室工作
浅言新形势下如何做好国企的办公室工作 国企办公室工作有着综合性强、涉及面广、纷繁复杂等等的特点，是担负着企业承上启下、横向沟通等职能的重要部门，有着较特殊的地位。如何在以党中央出台改进工作作风、密切联系群众的“八项规定”后，湖北省委迅速贯彻落实，结合湖北实际，制定“六条意见”的新形势下，实现办公室的参谋助手、综合协调、信息调研、运转保障、审核督促等等职能，切实为领导服务、为基层服务、为群众服务在一定程度上说，都是国企办公室工作内容核心价值的体现，工作上服务水平的高低是衡量国企办公室工作成绩的重要内容，对国企的整体工作效率和社会外部形象都有着重要意义。因此如何做好国企的办公室工作，要从以下几个方面来实现：
一、强化自身服务意识，当好领导助手
办公室所处的特殊地位和所属的工作性质，决定着办公室的实质就是一个企业的服务中枢，办公室工作的核心就是服务。为此，我们要从解决全体办公室工作人员的思想认识入手，通过不断的学习教育等措施，使全体办公室人员自觉认识到：服务是天职。服务是办公室的立身之本、辅政之基、谋事之道。离开了服务，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因而，我们要求办公室工作人员自觉找准工作定位，把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求。办公室与领导是下级与上级的关系，工作中必须要牢记助手职责，尤其不能以自己的主观臆断，曲解领导的工作意图。要认真履行职责，确保政令畅通，不断强化领导的执行力。与此同时必须坚持把信息工作摆在重要位置，主动走出去抓信息，让信息工作的定位重新回归到为领导服务、为决策服务、为发展服务上来；建立信息定期整理制度，主动从零散的、局部的信息材料中捕捉具有普遍意义的信息题材，进行分析提炼，找出带有倾向性、普遍性、规律性的东西，结合政府出台的各项制度和当前社会的发展形势，做好信息储备工作。同时要及时将自己的工作进展向相关领导汇报，便于领导及时掌握工作信息，做好决策。办公室工作要围绕企业不同工作重点，主动向领导谏言献策，提出符合企业发展的新观点、新思路、新办法、新举措，不断将有利于企业发展的主题活动的开展同企业的重点工作、实际情况紧密结合在一起，达到促进企业整体发展、整体推进的目的。因此，我们要求每个办公室工作人员要靠服务树立形象，要靠服务赢得认同。
二、创新服务理念，实现工作方式的新突破
办公室的服务存在一个不断创新的问题，办公室是企业各项工作的发动“引信”，事务杂、头绪繁、任务重。对领导交办的工作任务要反应快捷、灵敏，处置优质、高效，这就对做好服务企业工作全局提出了更高的要求。办公室工作人员除具备一定的公文写作、理论调研、档案管理等专业素质外，还需要掌握与办公室事务有关的其它方面的知识，如法律法规等边缘学科的相关内容的学习，不
断通过学习给自己“充电”，掌握新理论、新知识。办公室的事务性工作较多，具有多样性、琐碎性、随机突发性的特点。从电话接听、公文处理、来访接待、档案管理到承办领导交办的其它事项，要提高工作效率，这就需要不断改进工作的方式方法，不断总结经验，举一反三，增强工作的预见性，在制定工作计划时，就要尽可能地将可以预见的事情列入其中，把主要精力用在最重要的工作上，有条不紊地逐一落实，用“巧干”达到事半功倍的效果。办公室在做好日常工作的同时，对企业实际工作中遇到的瓶颈难题进行可行性论证，开展决策性调研；对所做的工作经常进行总结、提炼，做好经验性调研。通过多动腿、多动脑、多动嘴、多动手，深入开展调查研究并加以完善，收集各方面的情况，向领导提供所掌握的第一手材料，同时积极向领导、专家、同事请教，加强联系和沟通，不断增长自身才干。与此同时工作开展的定位要有一定的前瞻性，要用发展的眼光，高起点谋划，运用创造性的思维方式开展工作。既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，为领导提供大量的问题性、预测性、超前性调研报告。要从浅层面的完成领导交办任务的被动服务，逐步向更深层次的主动思考、主动服务转变。
三、提高服务效率，切实做好办公室工作
办公室工作总的概括起来，就是办事、办文、办会。这三个方面的任务不是截然分开的，很多情况下，是相互关联且结合在一起的。办公室作为企业枢纽，工作千头万绪，要做到能够参谋大事、办理急事、解决难事、处理小事，对任何事情都能应对得道、处理有方。办公室要多抓大事，但要在处理好小事的基础上，在企业有序运转的基础上抓大事。小事处理不好也会演变成大事，某种程度上也可以说是办公室没有小事。比较重要的一点：文件的质量和办公文书的效率是办公室工作效率的综合体现，也是办公室工作水平的直接反应。做好办文工作重点要抓好四个环节：1起草重要文件在文字表述上要字斟句酌，言简意赅，准确鲜明。2保证文件质量要符合党和国家的方针政策，有关法律法规，数据准确，政策措施具有针对性和可操作性，印发的每份文件都要要内容充实，严格执行党中央的八项规定中的第三条“精简文件简报，切实改进文风”的精神，结构严谨，表述清楚，简明扼要，逻辑严密，格式规范。3规范办文程序，严格按照上级的有关规定和要求，结合工作实际，建立健全文件运转制度，使办文工作做到统一规范，有章可循，传递有序。4提高办文效率是企业办公室工作效率的最直接的体现，因此办公室办文工作要落实责任，明确时限，鼓励先进，鞭策落后。在办会中，更要落实党中央八项规定“要精简会议活动，切实改进会风”的要求通过统筹考虑，合理安排，从严控制，讲求时效，尽可能地减少会议，并加大协调力度，提高会务服务质量。在日常工作中，坚持从工作的大局考虑每一个细小问题，力求把每一件事情都考虑得更周全，安排得更细致，处理得更完善，坚持高效率、
快节奏，雷厉风行，急事急办，特事特办，快事快办，办公室办事效率将明显提高。
四、以人为本，树立全局服务意识，实现团队建设的新突破
在用人上，不论资排辈，因人设岗，人尽其才；在工作上，放心放手，让大家在实践中励炼成长；在环境上，努力营造尊重知识、尊重人才、尊重劳动的浓厚氛围，真正把办公室打造成为快速成长成材、实现人生价值的最佳舞台。努力实施人本管理，领导上做到公道正派，秉公办事，不厚此薄彼，不亲亲疏疏；思想上多沟通、常交流，做到以心换心，真诚相处；生活上，友爱互助，互相关照，充分体现国企办公室的人情味和温暖感，不断增强办公室的向心力和亲和力。说到底，做活服务关键在人，为此，必须坚持“以人为本”的思路，把办公室团队建设摆在突出位置，通过全面素质提升，激发全员活力，为做活服务提供有力保障，从而形成一种企业凝聚力。另一方面办公室综合协调职能是贯穿于工作各个方面的一项重要任务：办公室工作对内协调，主要是要注意同领导以及各部门的协调与沟通，在工作上争取得到公司领导和各部门的大力支持。办公室工作人员要树立全局意识，要加强沟通、加强联系，协调各方力量，保证政令畅通、信息畅通，形成密切协作的网络；而关系协调不仅有利于工作协调的开展还对整个企业的团结一心，本部门与其它部门、本单位与其它单位今后的协作有重要作用。相同部门的员工之间同事关系的协调、不同部门之间相互的横向协调、内外关系的协调都将严重影响本部门工作开展的结果。在对外协调中，要注意把企业领导的工作意图真正体现在与对外相关部门的合作中。平时要多加强与要协调和联系的单位的沟通，建立良好的互信机制和沟通渠道，保证在关键时刻能发挥作用。站在国有企业工作的高度，办公室在做好为领导服务的同时，公平客观地为企业各部门也做好相应的服务工作，才能达到协调各职能部门、统一各部门思想，紧密团结，步调一致，最大限度地调动各方面的积极因素，最终形成强大合力，从而实现企业又好又快发展的最终目标。
经过上述努力，可以让国企的办公室人员充分认识到自身的使命感和明确自身的工作目标，在日常工作中、思想上做好准备，有了思想的基础，通过采取具体的措施，就能够提高办事效率，就能够真正的做好国企的办公室工作，就能够抓好各项工作的落实，就能够更好地为国企的不断壮大和可持续性发展保驾护航。
【三】:公司行政办公室工作职责
公司行政办公室工作职责
一、负责公司本部的行政管理和日常事务，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。
二、负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上 报。
三、负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。
四、加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。
五、全公司组织系统及单位工作职责、编制人数的规划、研讨、修订。
六、下列各项管理制度的建议、推行与修订。
1、生产管理、质量管理、设备管理制度。
2、技术管理、开发管理制度。
3、物资管理制度。
4、会计帐务、成本管理制度。
5、人事、总务管理制度。
6、其它有关管理制度。
7、工作总结与公司制度推行的考核。
8、工作人员及管理人员的招募、训练计划的拟订。
9、各部门部间有关事项的协调。
10、负责公司的印章管理。
11、负责公司的营业证照管理。
12、完成领导交办的其他工作。
办公室主任日常工作安排：
一、 负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。
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