时间管理表

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(1) [时间管理表]时间管理之怎样制订项目时间表

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最近在着手进行一个流程优化项目，作为一只项目管理小菜鸟，在惴惴不安之余只能一边学习一边摸索着把项目往前推动。 　　具体做项目，才明白了时间表的重要性。以前参加培训的时候，培训老师曾经说过项目管理的核心是时间管理，项目的成败取决于时间表的制订和实施，仔细想一下，确实是有道理的。每个项目都有时间上的要求，时间直接影响到项目的有效完成、项目的效率以及项目需要投入的资源。时间表为项目每一个步骤的进行提供动力和指南，将一个完整而又复杂的大项目分解为一个个可实施的小模块，在实施过程中将进度与预先设定的完成时间做比较，加入收藏以精确地控制项目进展。 　　项目时间表的制订，需要审慎的思考与各方的协调，需要时间表制定者的反复思考推敲、对项目整体的充分把握，也需要与各项目相关部门充分的沟通。以下是对于时间表制订的一些初步思考： 　　1、时间表是动态与静态相结合的。时间表制订的目的就是为了有效控制项目的进展，因此一旦制订出来，就不能轻易发生变动（项目有重大调整的情况除外），因此可以说项目时间表是静态的；项目的灵活性通常会超出预期，在项目执行过程中会发生各种各样的问题，从而影响预先制定好的时间步骤，不能完全严格按照时间表规定的时间执行，因此在项目执行过程中需要时时对各步骤进行时间上的调整，因此可以说项目时间表是相对动态的。 　　2、项目时间表是各相关部门沟通与平衡的产物。项目各相关部门在讨论、确定时间表时， 设为首页 会从本部门的角度考虑可行性，因此通过时间表可以确定各部门为本项目投入多少资源。时间表一旦确定，会成为项目与各相关部门之间的沟通桥梁和制衡工具。 　　3、时间表的制订需要建立在对项目重要控制点清楚了解的基础上。项目的复杂程度通常超出想象，在制订时间表的时候如果考虑到所有内容所有细节，那基本上是做不出时间表的，即使做出来也没办法执行。因此在制订时间表之前需要把项目所有关键点提出来，通过这些关键点的定位，来设定时间表的内容。 　　4、制订项目时间表时，需要充分考虑到项目小组的工作量以及每个成员及配合的相关部门能投入的时间关系，同时需要预留出一定比例的缓冲时间，防止意外事件导致的拖延。 　　5、时间表的制订需要突出项目进行的关键路径，同时需要标明关键节点。 　　以上为对于项目时间表制订的一些初步思考，欢迎各位发表意见以进行进一步的思考。
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(2) [时间管理表]项目管理中的时间表

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假设你是2008年北京奥委会组委会的一名成员，负责奥运会某一项目的具体运作和组织，相关的资源和供应商都归你调用。你可能不是场馆建设、城市规划、创意设计、款项募集、安全保卫等方面的行家，而且，在这个项目中你并不需要亲自具体做些什么，但是，有一件事是你必须做的：为奥运会某一项目前后所有需要完成的步骤做一个计划，并且执行这个计划。 　　奥运会备受世人关注，任何一个项目都不容出错，在奥运会的项目中有很多因素是你必须考虑的，比如，参加奥运会的官员、运动员、观众的衣食住行；北京的天气；各类比赛场地的准备、检测；意外事件的处理；新闻媒体、通讯；开幕式、闭幕式的设计、排练、演出，等等。 　　奥运会中的任何一个项目所涉及的人与事可谓千头万绪，上述因素只是其中的冰山一角。对于这样的大项目以及对其分拆后的项目，需要的不光是最后期限，更重要的是根据最后期限倒推出来的时间表。 　　时间表是实施项目所须步骤的一个基本的、动态的计划表。时间表为行动提供动力和指南，在项目进行过程中设定“里程碑”，可以将自己的进度与预先设定的完成时间相比较，以精确地控制项目进展。 　　简而言之，项目管理的核心是时间管理，项目的成败取决于时间表的制定和实施。 　　时间表的重要性 　　对于任何一个项目来说，时间表的重要性是不言而喻的。人们通常所说的时间表是项目管理的核心、是项目成败的关键，这种说法是有理论和实践依据的。 　　现代企业的项目管理，强调的是所有相关职能部门的参与，而不仅仅是项目小组承担所有的工作。财务部、研发部、采购部、生产部、品质管理部、人力资源部等职能部门参与了部分甚至整个项目开发的过程。时间表内不仅列出小组成员要完成的所有任务，还要体现出这些职能部门的工作及时间安排。 　　从立项到项目完成，是一个长期的过程。企业各个层面的成员，从高级经理到基层员工，在项目磨合中必然会提高自己的沟通能力，并培养出以协作为中心的“团队精神”(TeamWork)。项目中的时间管理，打破了传统组织架构中的等级观念、条块分割等局限，鼓励相互尊重、相互协同和创新的企业文化，使企业运营提升到一个新的高度，从而最终促进企业文化的提升。 　　时间表是各方力量均衡的产物。各职能部门在审核时间表时，会从本部门的角度考虑其可行性。如财务部会核算其成本，法律部会判断其合法性，稽核部会考虑其合规性，人力资源部会考虑人员配置等等，从而系统地保证了项目的顺利实施。时间表在最终得到决策层的批准后，将成为项目组和职能部门之间的沟通桥梁和制衡工具。 　　时间表的分类 　　人们通常说的时间表，往往是指对任务(task)的时间安排和控制，这是时间管理的最重要的部分；时间管理的另一个很重要的方面，就是每个参与人员的时间资源。参与项目相关的人员有很多，有全职的和兼职的，有全程参与的和暂时参与的，有内部的和外部的，等等。每个人参与项目的程度、阶段、角色都有所差别。项目人员的时间资源表需要尽可能地列出每个参与人员的性格、特长、角色、计划投入的时间量及阶段等基本要素。项目人员的时间资源表应先于项目任务的时间表草拟出来，以便在制定项目任务的时间表时指定负责人和参与人员。 　　制订项目人员的时间资源表，有利于工作任务的公平安排。在项目事项的安排时，能充分考虑到工作量及每个人员能投入的时间关系，可以有效避免下属被工作及苛刻的时间进度压得喘不过气来。在通常情况下，项目经理们会形成这样一个误区：他们对于那些提前加班完成任务的人的“嘉奖”往往就是给他们更多的工作。这样做不利于内部的公平与和谐。 　　时间表的制定 　　在为项目量身定制时间表时，一般可以遵循以下步骤： 　　1.头脑风暴。尽可能地召集所有相关人员，让大家一起考虑所有项目相关的工作任务，并且确定其相互依赖关系。 　　2.项目拆分。尤其对于大的项目，拆分很重要，需要一个主计划和若干子计划，甚至孙计划，需要确定各个计划的负责人。 　　3.计划草拟。确定“里程碑”和关键路径。将草拟计划送至决策层及相关人员，并在职能部门中征求意见。 　　4.计划确定。收集好各方面意见后更新制订时间表，然后再召集相关人员开会，明确责任和目标。 　　时间表的基本要求 　　1.要使一个时间表真正有用，必须有明确的时间和任务。“建议”、“尽快”、“可能”这些模棱两可的话应尽量少用，因为这些话有可能成为拖延项目进度的借口。 　　2.时间安排合理。有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再多加25％～50％，这样可以使时间表更为现实。大多数人在项目上都会低估所需时间。 　　3.工作任务公平。
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(3) [时间管理表]性格培养：矫正时间管理习惯的6个方法

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拖拉并不只是简单的时间管理不当的问题，但是，一个良好的时间管理习惯可以有效地预防拖拉形成习惯。成本效益分析（延误任务的预计损失）、优先顺序排列（重要性vs紧急性）都是些常用的技巧。而我们，可以从对每个接到的任务做一份“任务—时间管理”分析表开始：在一张白纸中间划一道竖线，左边写下自己能为完成这个任务付出多少时间、精力，右边写下自己能从完成任务中获得多少好处、回报。把内容都具体化，然后比较两部分能否和谐吻合，差距有多大，接着积极寻求弥补差距的途径。试试看，对于“改善习惯性拖拉”这个任务，你的“任务-时间管理”分析表会是怎么样的？然后着手培养良好的时间管理习惯。
　　1、定出期限
　　即使计划中没有时限，你也要为自己定上一个。要真的有那么一个时限，在终期来临之际再去看看做了多少工作，你也许就会吓一跳。所以，在每一周末来临之际，你最好问问自己究竟做了多少事？
　　2、砍掉支支节节
　　“舍本逐末”简直就是慢性拖拉患者的生活准则，贪图琐碎而忘记重要的事情。要学会在某段时间内集中心力干某一件事，这会给你自己树立一种风范。而且，在你放下一件事情以前，你都力求把它了结，或至少提出解决的办法来，那样，你也就给自己培养了一种很好的习惯，这种习惯会为你的将来带来很好的报偿。
　　3、把大块任务切割成小块
　　善于化大为小，难题就好解决了。出成绩的人大都懂得这种方法的价值。你想写一本200页的书稿吗？每天写1页，不到7个月就可完成。想一下做完，只能被目标本身吓倒。有了艰巨的任务，第一步分解它，化成一系列小任务，再一个接一个地完成。
　　4、利用兴致
　　你无意写报告，却可能有兴致翻阅有关资料；不想修天线，却可能愿意搜集所需元件。在该办的事中先拣有兴致的办，让精神状态为你服务。
　　5、向人保证
　　提出保证，限定时间完成任务，会使人产生一种有益的焦虑和时间紧迫感，这会有效地克服拖拉。
　　6、每天做结算
　　与其他资源不同，时间无法买卖、出借、储存、制造或者修改。人们所能做的就是使用它。但是，很多情况下，我们并未很好地做到这一点，反而令自己的时间白白流逝。“明天即在眼前，学会把每一天当作礼品来对待”。
　　最后，最好每天早晨问问自己：“我面临的最大问题是什么？今天打算把它解决到什么程度？该做哪些事？”不要忘记，克服了拖拉的习惯，你就会跑在时间的前头。
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