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机关档案思考(一)
机关档案人员如何做好档案管理工作的几点思考
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机关档案人员如何做好档案管理工作的几点思考
作者：唐敏
来源：《文化产业》2014年第06期
摘要：档案管理工作对于促进干部队伍的管理和建设意义重大，因此，档案管理工作要立足于抓基础、抓制度、抓队伍、抓管理，不断完善干部档案工作质量。当前我国机关档案管理工作仍存在一些问题，本文对这些问题进行分析，并提出针对性措施。
关键词：档案管理；干部；现状；
中图分类号：G271文献标识码:A文章编号：1674-3520（2014）-06-00187-01一、目前机关干部档案管理的现状
（一）档案材料不健全：在干部选拔任用时，查阅干部档案只能得到一些基本信息，如年龄、主要经历、入党时间、学历等情况，缺乏动态管理信息资料。如干部工作中的主要业绩、个税申报、干部个人发生的重大事项情况等均是干部考察过程的重要资料，却均不在传统的干部档案材料收集范围内。
（二）归档材料的及时性有待加强：随着各级干部交流力度的加大,归档材料的及时性有待加强。由于不同部门对归档材料的要求和管理力度的不同,干部在跨部门交流时,常有材料归档不及时的情况,有些材料还因此造成永久的遗失,限制了档案工作发挥应有的作用。
（三）档案内容真实度不高：随着干部选拔任用、监督管理的日益严格,“三龄一历”的真实性有待统一。一些干部人事档案中,年龄、工龄、党龄、学历往往前后不一致,比如年龄,有的与身份证上的记载出入很大,在实施竞争上岗、公开选拔制度和转员制度时,这些都关系都到干部本人的切身利益,有时甚至直接决定了干部的进退去留。档案记载的前后不一,给正常的干部工作带来了不必要的麻烦。
（四）档案管理信息化水平低：虽然干部人事档案信息管理系统已普遍采用,计算机信息管理的水平也在不断提高,但总体看,一些先进手段尚没有完全采用,有些档案员对资料的检索仍习惯于手工操作,当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施等,这既不利于档案的保管,又降低了工作效率。
二、干部档案管理的目标和要求
机关档案思考(二)
机关档案室文书档案鉴定工作的思考
机关档案室文书档案鉴定工作的思考
摘要：档案鉴定是档案管理工作的一项重要内容，贯穿于档案工作的全过程，它直接关系到档案文件保管期限的确定及档案的存毁命运。以期以来，档案的鉴定是档案工作的一个薄弱环节，也是一个难题，一直困扰着档案人。为此，笔者根据几年来在档案部门的工作体会，以机关档案室档案鉴定工作为切入点，分析原因，探讨解决的办法。笔者就文书档案鉴定提出自己的几点思考。
关键词：档案，鉴定，思考
Abstract: the appraisal is the archives of archives management is an important part in the whole process of archives work throughout, it directly related to file documents for keeping the determination of the archives and save destroyed fate. Since the order, file appraisal is the archives of a weak link, is also a problem, has been plagued by file. Therefore, the author, based on the for several years in the files of the department work experience, with authority file identification archives as the breakthrough point, analyze the causes, this paper discusses the solution. The author puts forward his own identification documents what time thinking.【机关档案思考】
Keywords: file, appraisal, thinking
一、当前机关档案室档案鉴定工作中存在的问题
1．档案保管期限划定过宽，片面追求室藏量。档案的保管期限是档案价值的外在标志。准确地划分机关档案的保管期限是做好档案鉴定工作的基础。长期以来，机关档案人员在档案保管期限表制订过程中，对本部门形成的各类档案的价值缺乏深入的研究，仅仅是简单地照搬照抄国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》的有关规定，至使不少单位存在保管期限划分不科学的现象，应是短期的划为长期，应是长期的划为永久，导致室藏永久、长期档案比例过大。这种现象机关档案部门尤为突出，给今后档案移交进馆工作带来很大压力。另一方面，档案室建档初期，因档案数量少，档案人员没有实践经验，又缺乏理论知识，在收集档案时总是抱着“归总比不归好”的思想，只考虑单位全宗的完整性，片面追求档案数量，给档案管理造成负面影响。正如国家档案局原副局长刘国能同志在分析我国馆藏档案的现状后指出“我国档案馆藏素质存在一些问题，一些重复文件和不需长期、永久保存的档案进了馆，占用了有限的库房和投入”，“档案鉴定问题已经越来越迫切地摆在了各级档案部门的面前，需要赶快着手加以解决”。并因此呼吁档案馆要“认真把档案鉴定工作开展起来，不然包袱会越来越重，影响会越来越大”。
2．部门领导、档案人员对档案鉴定工作缺乏认识。有些部门领导认为归档
机关档案思考(三)
行政机关档案职业发展思考
行政机关档案职业发展思考
摘要：在行政机关的工作中离不开档案管理的工作。这些公文档案不仅是行政机关处理的工作的重要凭证也是国家隐私档案的一部分。机关档案工作在机关中有着如此重要的作用及决定了行政机关要重视和完善档案管理工作。信息化进程的加快为档案管理工作提供了机遇，行政机关档案职业又该如何发展以适应信息时代的要求？本文对行政机关档案职业的概念进行简述，提出行政机关档案管理现存的问题并提出档案管理发展策略。
关键词：行政机关；档案管理；发展策略
一、行政机关档案职业概述
行政机关档案室是行政机关管理工作的核心，它是为行政机关的日常工作、生产和科研活动服务的。档案工作的基本职能主要包括:对本行政机关的各类档案和资料及时进行归档；将具有重要价值的档案进行移交；贯彻落实档案工作的的方针政策和法规；建立健全行政机关档案工作中的各项规章制度；办理交接手续等。行政机关档案职业要素是由档案工作者、档案工作和档案、档案工作软硬件环境三部分共同构成。机关档案工作的主要内容包括对行政单位内部档案工作的管理的行政职能和业务管理职能。它的基本职能和三要素决定了行政机关档案极其的政治性和机密性[1]。行政机关的档案的内容大多与党和国家、政治机密、军事机密、经济机密相关，这就决定了行政机关的档案大多都要移交给国家。所以行政档案工作人员必须有着极高的职业素养和极强的爱国主义情怀，保证档案能够安全的移交给国家。【机关档案思考】
二、行政机关档案现存的问题
（一）行政机关档案基础设施不完备
目前在我国很多的行政机关中存在着基础设备不完善的情况。有些行政机关
每天所产生的公文档案和相关资料比较多，而档案室内档案柜的数量和房子空间根本不够存放这么多的档案，在这种档案保管情况下，很容易出现档案丢失、机密档案信息外泄的情况。
（二）档案管理人员专业化水平低
由于我国行政机关的特殊性，从事行政机关档案管理的人员可能并非是受过档案管理专业培训的专业性人才，缺乏必要的法律知识和行政执法能力，且工作调动比较快，导致了档案管理工作人员对档案工作流程的不熟悉。传统的档案工作方式主要以手工操作为主，即使是引进了先进的管档案管理保存办法，很多档案工作者并不会对电脑进行操作，使档案管理工作效率变得十分低。
（三）行政机关对档案保管工作不重视
由于行政机关一直以来对档案保管工作的不重视，导致行政机关档案保管工作的形式化，很少去查看。档案作为行政机关处理的工作的重要凭证和国家机密，应该引起行政单位领导的重视，过去陈旧的档案管理观念也应该更新，如今各项技术的快速发展都冲击着档案管理工做方法的更新，它要求行政机关把档案工作也作为实际工作中的重点去开展工作。
（四）行政机关档案的更新速度慢
一些行政机关能够在一天内产生大量的公文档案和相关资料，由于档案工作管理人员专业素质不够，使很多档案不能及时的保存进去，导致档案的更新速度非常慢，有些档案一旦更新过慢就很难弥补它所造成的负面影响，会给行政机关带来不小的损失和麻烦，也会影响国家档案的更新速度。
（五）行政机关档案管理制度不完善
由于行政机关对档案管理的不重视，导致了档案管理制度不完善。档案管理本身是一个非常复杂和琐碎的事情，稍有不慎，就会出现差错[2]。没有管理制度的约束使档案管理工作者的实际操作中非常随意，档案管理人员对工作的积极性也不高。这种随意的工作态度中进场容易出现档案保存错误。
三、应对职业档案发展现状的策略
（一）完善档案管理的基础设备，改善工作环境【机关档案思考】
当行政机关领导重视档案管理工作以后，应该及时完善档案管理的基础设备，加大档案室的面积，购买在档案管理过程中所需要的计算机和打印机等硬件设备。但往往有些行政机关财政紧缺根本无法完善档案管理所需要的设备，可以主动向当地政府申请财政上的支持或向其它的行政部门援助，为档案的管理提供一个良好的物质环境。
（二）提高档案管理工作者的工作能力
档案管理工作者的能力决定了档案管理的质量。随着社会的不断发展，行政机关要求档案工作者不仅要数值档案管理的专业知识，还要求具有一定计算机操作基础[3]。由于我国行政机关的特殊性，参与档案管理工作的不具备这些素养，所以在入职前行政机关应该对这些档案管理工作者进行系统的培训学习。在入职后也要结合实际工作情况组织档案管理工作者进行有针对性的学习，同时组织专业性工作考核，督促档案管理人员学习。
（三）重视对档案的管理，完善管理制度
只有行政机关的领导从思想上重视档案的管理，才能保证档案管理工作的顺利进行。把档案工作作为日常的一项重要工作展开，并完善对档案工作人员的工作管理制度。规范档案的管理程序，使档案管理部门的每个人都能够严格的按照制度标准来要求自己，领导也要对档案的管理过程进行严格的监督与检查。
（四）实现行政机关档案的电子化管理
随着信息技术的不断革新，也为行政机关档案的发展提供了新的机遇。即实行电子化档案管理工作方法。已经有很多的行政机关从纸质的档案管理工作方式转变为电子化的档案管理方式[4]。电子化的工作方法有效的提高了档案管理工作人员的工作效率。自动的对档案就行排序、编码和上传，自然也提高了对档案的更新速度。
（五）加强对档案的利用程度
当前许多行政机关知识简单的把档案工作当成一个任务来完成，使得档案的利用率非常低。如今是信息的时代，只有更好的将这些信息把握的更好，才能使
行政机构更好的发展。对当下所整理的档案经常性的进行翻阅和学习，更好的把握国家政治的方向与经济、社会的发展潮流，更好的促进行政机关的发展。
结束语：
机关档案管理在行政机关工作有着非常重要的作用，是行政机关处理日常事务的重要参考凭证，因此行政机关一定要重视档案管理工作。在日常的行政工作中档案管理问题层出不穷，如基础设施不完备、档案管理人员专业化水平低、行政机关对档案保管工作不重视等。这就要求行政机关要针对这些问题有重点解决档案管理工作的不足之处，使档案管理工作更好的为行政机关服务。
参考文献
[1]杨玥.我国档案事业管理体制研究[D].安徽大学,2014.
[2]张婉莹.当代中国机关档案职业发展研究[D].安徽大学,2010.
[3]魏晓琳.信息时代对档案职业的影响及应对策略[D].辽宁大学,2011.
[4]张莉.行政机关档案职业发展探究[J].黑龙江档案,2013,03:103.
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