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第一篇:《试谈学术会议邀请函的特点与写作方法》
试谈学术会议邀请函的特点与写作方法
学术会议邀请函（以下简称会议邀请函）是一些学术研究单位邀请某专业领域的专家学者，以及从事该专业领域的有关人员参加学术会议活动时，为表示庄重而使用的一种告知性礼仪文书。一些小型学术会议往往采用学术会议通知（以下简称会议通知）的形式公布会议邀请信息。会议邀请函和会议通知在本质上并没有区别，只是在使用环境和行文特点上有少许差异。这两类礼仪文书在学术科研活动中使用得相当频繁，而且时常混用。一般应用写作书籍中对此部分内容较少介绍。以下将结合具体事例，并且在联系、对比会议通知的基础上，针对会议邀请函的特点和写作方法而作出初步探讨。
一、会议邀请函的特点
会议邀请函主要使用在一些大型学术会议或者学术论坛中，具体如（1）国际性专业领域的学术会议；（2）涉及两国间不同单位的学术会议；（3）国家级专业领域学会及下属专业委员会的学术会议；（4）跨省份举办的学术会议。一些小型学术会议为了隆重其事也采用会议邀请函。所有的学术会议均能同时发出会议通知。会议邀请函与会议通知在实际应用中是可以相互替代的。相比之下，会议通知使用的范围更广。
会议邀请函发出的对象一般是政府相关职能部门负责人、大专院校和科研单位中从事相关研究工作的专家学者和工作者。对于一些与生活或工业应用相联系的学术会议，也将会邀请相关技术研究公司、生产厂商出席会议，并且作专题展览或者产品介绍、推售活动。 会议邀请函均需要在学术会议举办前的数月或者大半年内发出。其目的在于让与会者有足够时间准备专题发言报告或者提交论文，以及调整参会期间原有的工作安排。对于会议筹备委员会（或小组）而言，也能根据会议规模和回执提交情况确定参会人员名单、组织遴选各类报告。
二、会议邀请函的结构
会议邀请函作为告知性礼仪文书，其写法与一般的礼仪文书比较接近。一般由标题、称谓、正文、落款和附件等五部分组成，各部分的特点和写作内容介绍如下。
（一）标题。会议邀请函的标题一般由会议时段（即年份和会议届数）、会议内容和文种三部分组成，许多标题还写上会议通告轮数。例如“第×届某地××××学术会议邀请函”，或者直接简化为“××××学术会议邀请函”，具体例子如“第五届全国临床检验医学学术会议邀请函”。会议通知的标题写法与之相同，具体例子如“中国化学会第十一届胶体与界面化学会议通知（第一轮）”。
（二）称谓。为了表示尊重，会议邀请函首行顶格书写被邀请的单位名称或个人的姓名。在会议通知中，这部分内容被省略而直接连接正文。从中可以看出，会议邀请函有明确的对象针对性，是给以具体单位和个人的。而会议通知是向社会公布的，对象指向较为广泛。同时，为了减低会议筹备工作量，许多学术会议倾向于使用会议通知作为公告使用。如果邀请
函的称谓是“尊敬的女士/先生”这一类词语，会议邀请函也将是公开使用的，在感情色彩上较优于会议通知。
（三）正文。正文内容比较庞杂，一般书写邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。正文内容大致划分为以下几项：（1）会议简介；（2）会议举办目的；（3）会议主题；（4）会议活动内容；（5）主办及协办单位；（6）会议时间和地点；（7）会议征文及展览情况；（8）会议联系方式。
以上八点内容在许多会议邀请函中都会分点列出，并且作出详细说明。一些会议邀请函还会简要回顾该专业领域发展现状简况，以说明本会议的重要性。
许多会议邀请函详细地列出大量会议信息。例如在“会议活动内容”一项中简要说明大会学术报告内容（可附上报告人和报告主题）、专题学术交流（可附上设立多少会场及会场主持人）等。有时还专列说明参会者的会议报到方法、会议注册费、考察活动、食宿和回程车票预订等细节事项。如果学术会议筹备委员会（或小组）将另外发出多轮会议通知，以上内容在初次邀请函中省略不写，留待其他通知中说明。学术类型邀请函。
对于能联系到生产企业，有一定商业气息的学术会议，其邀请函中还会明确说明企业产品参展、广告收费等实质性的内容，以利于企业单位开展适应本公司的宣传活动。
一些学术会议建设了本会议的宣传网站。这类会议的纸质版会议邀请函将不再分项单列，而是合并多项说明事项，用简短明快的语言作出介绍。其电子版会议邀请函仍然按照上述会议邀请函的基本内容书写，而且说明的内容更加丰富、详细和具体。
（四）落款。落款中签署的是举办学术会议的单位，署名并没有统一的格式。下一行注明发函时间。
（五）附件。学术会议的准备工作是一个漫长过程。为了确知参加会议的大概人数，会议邀请函一般都会附上会议回执以便参会者能够填写交回。
三、写作的注意事项
（1）会议邀请函中对于学术会议的有关信息绝对要交代清楚，各种信息必须准确无误。如果正文只是简单介绍本会议状况，可以通过附件对具体内容作出详细说明。
（2）会议邀请函的语言要简明直接，不采用带有修辞的语言，不采用含蓄、委婉的语言。
（3）会议邀请函的语言要突出期盼性的表达，避免使用“务必”、“必须”之类带强制性语气的词语。常用的期盼性表达词语有：“热诚/诚挚邀请”、“期待光临”等。
第二篇:《学术会议邀请函的处理技巧》
学术会议邀请函的处理技巧
医药代表的“门槛”日益提高，医药市场也越来越正规化。学术推广将成为重要的营销趋势，好的学术会议可以更权威、更有力地打响品牌，由点到面地带动销量。随着学术会议热度的飙升，一线销售人员肩负着一项十分重要的任务——发放邀请函。这项工作直接关系学术会议的成败，试想会议内容再好，演讲者再权威，邀不到重点客户，就达不到预期的效果。
发邀请函看似简单，但大多数新人第一次操作都不太成功，笔者在销售协访时发现了很多失误，有的代表直接说：“×主任，您好，我们公司在××时有一场关于××的学术会议，您有时间吗？”这个邀请既没有探询客户需求、放大利益，也没有炒作会议主题，除非代表和主任的客情关系非常好，否则主任多半会以各种理由推脱，或当面答应，代表离开后随手将邀请函往抽屉一扔，把会议忘到九霄云外。而且，产品学术会议多得让人眼花缭乱，主任凭什么非要参加你们公司的会议？专业的学术会议邀请包括5个步骤，笔者将用个案加以说明。 A公司要举办一场关于偏头痛防治及公司产品治疗经验交流的学术会议，大会主席是B医院的吴教授，讲者是山东C医院的陈教授，时间是下周六下午2点，拟邀请市级三甲医院神经内科主任参会。
访前计划 快速切入
“主任，您好！我是A公司的小左，负责××产品的，不知道您还有没有印象？” “哦，知道的，你有什么事吗？”
“我刚才看到，您的门诊患者挺多，偏头痛患者占了不少。您是这方面的专家，一定有很多偏头痛治疗经验，我今天是想和您探讨偏头痛的规范治疗，耽误您5分钟可以吗？”
“偏头痛，是吧？行，你坐。”
（析：专业发放邀请函首先炒作会议主题，访前要做计划，了解医生目前有无比较系统、规范的治疗指南和流程，初步判定他感兴趣的话题，让他看到会议能给他带来的利益，这是价值利益销售的关键。其次，要记住主任的时间很宝贵，代表要在见面后最短并且最合适的时间内将拜访目的表述清楚，不要让客户感觉，你在浪费他的时间。）
提问引发重视
“谢谢主任，您所遇到的偏头痛患者应该说是不计其数，偏头痛对患者的生活、家庭造成了怎样的困扰呢？”
“偏头痛是一种常见病、多发病，会对社会经济和患者生活造成比较严重的影响，发病轻重不一，轻则影响正常工作、生活，重则生活不能自理。近两年有调查称，偏头痛患者逐渐增加可能跟环境和压力有很大关系。”
“偏头痛会给患者本人造成什么样的后果？”
“并发症多了，像什么小脑梗死、脑白质病变，还会增加脑卒中及不稳定心绞痛的风险。”
“也就是说，偏头痛不仅仅是头痛，还可以带来很多不堪设想的隐患及后果，是吗？“
“确实是这样。”
“如果有很好的治疗方案为患者进行系统、规范的治疗，能够缓解乃至改善症状，对患者的工作、生活、家庭都有很大的帮助。您是这方面的专家，您如何治疗偏头痛？”
“偏头痛的治愈确实能为患者带来很大的变化，但现在并没有一个系统的规范治疗方案，大家都是经验性治疗。根据偏头痛的类型、症状对症治疗，很复杂，治愈率也不是很高。”
“也就是说，我们现在缺乏一套规范、系统的治疗方案，如果有这样的方案，就能帮助您和患者解决当前的很多问题，是非常有价值的，对吗？”
“是的。”
（析：以相关疾病问题作为开场白，80%可以获得受邀者的允许，接着开始引导交谈、探询，识别客户需求，通过开放式及封闭式提问漏斗般地得出真正的需求，放大，确认，引起客户重视。）
炒作会议亮底牌
“您刚才提到的这个问题，其他医院的老师也有，很多老师也很头疼。我们为了推动湖北地区偏头痛治疗领域的发展，更好地加强学术交流，特别邀请了C医院的陈教授做关于偏头痛防治的报告，交流偏头痛的诊断与防治专家共识，这是会议邀请函，刚好能为您在偏头痛治疗方面带来一些新的学术信息。” “邀请了陈教授？”
“是的，陈教授是中华医学会神经内科专业委员会的副主任委员，曾经在美国×××医院神经内科工作，是《中华内科杂志》、《临床神经病学杂志》等多本医学杂志的编委，主编了多本著作。您应该知道他吧？”
（析：确认客户的真正需求是“一个系统、规范的偏头痛治疗方案”后，时机成熟了，代表可以立马“亮剑”，亮出能满足客户需求的学术会议邀请函。）
处理异议巧释疑
“嗯，我知道陈教授，我看过他的一些文章，写得还不错，会议安排在什么时候？”
“是的，陈教授发表的很多关于神经内科学的文章获得了不少奖项。会议时间是下周六下午2点，考虑到各位老师一般周六下午有时间，特意安排在这个时候，并且提前一周来邀请，方便您安排时间。”
“那好吧，到时候没有别的安排我会去的。”
（析：做好铺垫工作，已经递上邀请函时，客户多半会抛出异议，这个异议可能是客户真正担心的问题，也可能只是拒绝的托辞，此时代表可以按照“澄清-回答-核实-延续”4步法则来处理异议。）
到会确认终敲定
“不知道您对会议还有没有其他担忧？”
“我以前没有参加过陈教授的会，他写文章不错，不知道讲课水平如何，这段时间医院也比较忙！”
“我理解您的担心，毕竟您的时间是很宝贵的，不值得在一场毫无意义的会议上浪费几个小时。请主任放心，公司特别注重本次会议，我们还特别邀请了湖北B医院的吴教授担任大会主席。邀请的时候，吴教授听说请到陈教授讲课，立马就答应了，因为他听过陈教授的课，讲得非常好。而且，我们邀请的嘉宾全部是湖北地区神经内科的主任专家，绝对保证会议质量。您在神经内科界也很有声誉，可以跟其他老师分享您在这方面的治疗经验，所以说，这次会议对您和其他专家都很有价值。”学术类型邀请函。
“下周六下午2点是吧？好的。我会去的。”
“那我下周五早上再给您打个电话提醒一下，怕您到时候事情一多，忘记了时间，周六中午1点30分，我到您家楼下接您。您看可以吗？”
“那行，你直接到医院来接我吧，我早上还在医院上班。”
“好的，那我就不耽误您了，主任再见！”
“再见！”学术类型邀请函。
（析：即使处理完异议，事情还是没有敲定，因为主任并没有和你达成协议，只是敷衍地表示“没有别的安排就会去”，所以到会确认非常重要。此外，承诺的跟进也不可缺少。）
发送邀请函不是随手一递的简单事，医药代表也不是东奔西跑的简单差事，我们应该为这个职业而自豪。其实，优秀就是一种习惯，只要我们把每一件小事都做到最好，许许多多小成功累加起来必定能达到我们的大成功。
第三篇:《学术会议邀请函范文》学术类型邀请函。
学术会议邀请函范文
april 10，XX
dearprof．he yu，
the academic conference on bfifsh a nd american literature学术类型邀请函。
sponsored by beijing university will be held in beijing on 2nd july XX．we take great pleasure in inviting you to attend the
conference．we will pay your hotel accommodation a nd mems，but youwill be responsable foryourairfare．
if you have any paper o r topies on which you would like to give talks，please inform us as soon as possible for the program is being finalized soon.
please confirm your participation at you earliest convenience． with kind regards．
yours sincerely，
zhao yan
convener & secretary
[译文]
亲爱的何雨教授：
您好!我们定于XX年7月2日在北京大学举行英美文学学术会议，想邀请您届时参加。
会议免费安排食宿，往返机票自理。
如果您有要宣读的论文或要发言的论题，请尽早来函告知，以便会议安排。
希望您届时光临。请尽快来函确认。
祝一切顺利!
会议召集人：赵研秘书长
XX年4月10日
第四篇:《学术会议邀请函五篇汇集》
学术会议邀请函
尊敬的ｘｘ先生/女士，您好！
由中国心理学会主办、南京师范大学承办、江苏省心理学会协办的第十六届全国心理学学术会议，经过近一年来的策划和筹备，将于20ｘｘ年11月1日至11月3日在南京召开。此次大会的主题为“心理学与创新能力提升”，旨在扩大国内心理学界的学术交流，提升中国心理学整体学术水平，促进心理学在社会创新实践中的广泛应用，为“创新驱动”的国家战略服务。会议还得到江苏省有关部门，以及南京大学、南京晓庄学院、南京中医药大学、南京脑科医院等许多在宁单位的大力协助与支持。
您热情的支持是大会取得圆满成功的重要前提，我们期待您的莅临。经大会学术委员会审定，您提交的论文已被大会录用，将作为大会学术交流的重要内容。
论文题目：《ｘｘｘｘ》；
交流方式：□ 分会重点报告； □ 小组口头报告； □ 张贴展示；
交流时间：20ｘｘ年11月2～3日（会议报到后配发的《程序册》将有具体说明）；
交流地点：南京师范大学仙林校区（南京市栖霞区文苑路1号），学明楼（J3——三号教学楼，具体位置届时可查阅《程序册》）。
为了保障学术交流活动的有序进行，南京师范大学党政领导高度重视，多次召集校内专项协调会，要求校内各功能部门相互配合，成立了以心理学院全体师生为主体的会务工作团队配合中国心理学会秘书处推进筹备工作。可以预期，大会将会取得圆满成功，这一成功也包括您的热情参与和大力配合。收到此邀请函后，请及时查询大会网站有关信息和通知，按照要求做好以下几项工作：
一、会议注册
大会网站（和方法，请按要求在截止日期前通过银行缴纳注册费，然后登录在线注册系统完成注册程序（1. 分会重点报告
请分会重点报告者按照30分钟交流时间准备（报告25分钟、提问与讨论5分钟）。一般要求制作ppt文件，均使用office2003-2007兼容版本，为保证交流效果，ppt上的字体不小于24号，字体为深色、背景为白色或浅色，行间不小于1.2倍行距。
如果为听众准备纸质资料，报告者可自行印制带至会场，大会不做要求。
2. 小组口头报告
请小组口头报告的论文作者，按照15分钟交流时间准备（报告10分钟、提问与讨论5分钟）。一般要求制作ppt文件，制作规格同上。
如果为听众准备纸质资料，报告者可自行印制带至会场，大会不做要求。
3. 张贴展示
由于会议交流时间所限，还有许多重要的研究论文不能安排口头报告，我们采用国际通用的张贴展示方式进行交流。会务组届时会开辟专区，准备展板。论文作者按照要求展示研究成果，进行交流。【学术会议邀请函五篇汇集】文章学术会议邀请函五篇汇集出自系 人：陈海英（77625433）
王云强（770249258）
邮 箱：psy_njnu@
大会官网：1st China Conference on Secure E-Business,CCSEB)”，将于2009年11月27日至30日在素有“人间天堂”美誉的电子商务学术会议邀请函范本国际旅游大都市中国杭州西子湖畔隆重召开。大会组委会诚挚邀请您出席会议交流。
会议将由中国工程院倪光南院士、西安交通大学李琪教授、浙江大学陈德人教授、电子科技大学吴跃教授、阿里巴巴集团首席架构师王坚博士共同担任主席。50余名领域知名专家组成会议程序委员会，全面负责会议主题报告、合作交流、学术出版等工作。会议人员规模估计达到300人左右，届时国内外著名专家将到会作专题报告，相关企业将展示他们的最新研究成果。中国信息经济学会、杭州市人民政府、阿里巴巴集团等单位领导也将出席本次会议。
本次大会将围绕“安全电子商务”的最新研究领域，为来自国内外高等院校、科研院所、企事单位的专家、教授、学者、工程师提供一个代表国内“安全电子商务”产学研界最高水平的高层信息沟通平台，探讨本领域发展所面临的关键性挑战问题和研究方向。【学术会议邀请函五篇汇集】邀请函http:// 第五篇:《学术类型邀请函》 尊敬的XXX 您好! 由两岸四地二十余所高校联合主办的第X届“XXXXXX学术年会” 旨在经济全球化背景下探讨如何有效推动两岸四地经贸合作与发展，以及如何加强与亚太各国区域合作。在中国区域经济发展格局中，随着入世后对外开放的领域和范围不断扩大，以经济关系为纽带的区域经济协作日益增强，出现多种形式的区域经济合作模式。从珠江三角洲到海峡西岸经济区，从长江三角洲到环渤海经济区，区域之间既出现相互合作的趋势，又形成相互竞争的态势。【学术类型邀请函】学术类型邀请函。在此形势下大陆提出“两岸经济合作机制”，积极推动“海峡两岸经济圈”的形成和建立。 从台湾经济发展格局看，不仅过去支撑经济成长的劳力密集型轻纺工业和资本密集型石化产业已大批向大陆转移，而且以电子信息为代表的技术密集型产业和新兴产业以至服务业也不断涌向大陆。台湾具有相对充沛的资金、较为先进的生产技术、企业经营和管理经验、国际营销管道以及金融等优势;但是，其受到地域较小、资源缺乏的限制，以及劳力短缺、产业升级与经济转型遇到瓶颈，而大陆拥有相对丰富的资源、庞大且深具潜力的市场、雄厚的科技队伍与科研实力等许多经济优势。通过建立“两岸经济合作机制”，将各自的经济优势结合起来，进行合理的资源配置和有效的分工合作，可以更好地充分发挥互补互利的经济效果，从而促进经济关系以至政治关系的良性互动。【学术类型邀请函】文章学术类型邀请函出自http://
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