商务信函范文

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商务信函范文一:商务函的格式及范文

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商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。　　文种特性　　〔一)语气口语性　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。　　(二)内容直接性　　企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。　　(三)态度真诚性　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。　　(四)主旨单一性　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。　　(五)格式规范性　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。　　(六)地位平等性　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。　　(七)要求时限性　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。　　商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。　　(一)信头　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。　　1.发信人名称及地址　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。　　2.标题　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：　　(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。　　(2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。　　3.函号　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式，如“第x号”。　　4.称谓　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：　　(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。　　(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人
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商务信函范文二:基本商务函范文

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商业函件业务简称商函业务，它区别于具有个人通信性质的信件，是为社会各类用户提供迅速准确传递商用信息的业务。商业函件是一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、通知单等投送到广告客户所希望的接收人手中。　　商业函件是一种新兴的广告形式，利用邮政点多面广的优势，以邮寄信件的方式，将您要求寄发的广告、商品介绍、订货单、调查征询函、通知单等投送到指定的收件人手中。目前商业函件的种类有信函型商函、对帐单型商函、邮送广告(印刷品形式)、货样广告型商函、邮政广告邮资明信片(含企业拜年卡)等。　　广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告发布面广、针对性强、手续简便、价格便宜、方便迅速等特点。　　为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的策划、设计、制作(可提供企业和单位名址库)、投递等一条龙服务。　　中国邮政推出混合信函　　邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进行投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合的产物，具有传递速度快、保密性强、成本低、效率高等特点。　　一、业务主要服务内容　　1、出售《桌面邮局》软件和邮资支付卡。　　2、对混合信函自动受理、计费和转发，并利用收件人所在地的收发一体机对混合信函进行打印、封装。　　3、按照国内平常信函业务分拣封发、运输和投递混合信函。　　4、对混合信函进行机上查询。　　二、价格标准　　1、混合信函起价2.00元，含1页B5信纸和信封，每增加1页信纸0.50元，每封信以4页纸为限，最高资费3.50元。　　2、邮资卡面值分50、100元和200元这几种。　　三、邮政混合信函业务具体业务流程　　用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过Internet向邮政信函服务器交寄信函，邮政信函服务器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。　　混合信函的特点　　1、与E-mail相比较　　E-mail是计算机网络用户和计算机网络用户之间的通信工具，而混合信函可便捷实现网络用户和任意用户之间的通信。　　2、与商务信函中心的业务相比较　　商务信函侧重于大批量的商务信函(具有价格便宜的特点，主要是针对广告信函的账单类信函)，而混合信函则是侧重于中小批量的商务信函业务(非大宗广告类信函)　　3、与网上Web信函、E-mail封装投递信函相比较在混合信函由电子信息转变成实物信函的全过程中，没有任何人工干预，是一个完全自动化的封闭处理过程，从而大大提高了信函的安全性的和保密性。　　《桌面邮局》用户可以用Windows下的绝大多数具备打印功能的应用软件作为混合信函的编辑器，信函内容格式灵活，满足了用户对段落编辑、字体设定和图文混排等功能的需求。内容更丰富、信息量更大，解决了Wed信函、E-mail封装投递信函的不足。　　比较现有的网上记费方式，混合信函的收费方法可以解决用户发信时的收费凭证问题，使混合信函业务易于被广大企业用户所采用。《桌面邮局》软件特别为企业用户设计的群发功能，配合通讯簿用户可以方便地对同一内容的信函采用广告式多地址“群发”投递方式，特别适合企业投递中小批量的商务信函。　　【中文商务书信：

商务信函范文三:商务书信范例：介绍客户

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We are desirous of extending our connections in your country.　　我们拟拓展本公司在贵国的业务。　　原文范例　　Gentlemen：　　We are desirous of extending our connections in your country and shall be much obliged if you will give us a list of some reliable business houses in Los Angeles who are interested in the importation of Chinese books.　　We are an old and well-established exporter of all kinds of Chinese books, especially Chinese autobiography. Therefore, we are confident to give our customers the fullest satisfaction.　　Your courtesy will be appreciated, and we earnestly await your prompt reply.　　翻译范例　　敬启者：　　我们拟拓展本公司在贵国的业务，如果您能提供敝公司有关洛杉矶一些对进口中文书籍有兴趣、可靠的公司名单，敝公司将感激不尽。　　敝公司是一个具有多年经验、信誉良好、进口多种中文出版品(特别是中文自传)的企业，因此我们有信心能提供给我们的客户最完整的满意。　　对于您的协助我们将感激不尽，敝公司将静待您的立即回音。　　We shall be obliged if you kindly introduce us to some of reliable importers.　　贵公司如能将我方介绍给一些信誉良好的公司，我方将不胜感激。　　原文范例　　Gentlemen:　　We thank you for your cooperation for our business for the past five years.　　Now we are desirous of enlarging our trade in staple commodities, but have had no good connections in Canada.　　Therefore we shall be obliged if you could kindly introduce us to some of reliable importers in Canada who are interested in these lines of goods.　　We await your immediate reply.　　敬启者：　　感谢贵公司过去五年来与我方的商务合作。　　目前敝公司亟欲扩大我方主要商品的业务范围，但是我方目前在加拿大业务联系甚少。　　因此若贵公司能将敝公司介绍给一些在加拿大对我方业务有兴趣、信誉良好的公司，我方将不胜感激。我们期待您的回复。

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