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【一】:国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明(2014)
国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明
（2014）
一、发放给学生的公派留学材料清单
学生可在所在院（系）负责公派留学的老师处领取到如下材料：
1．《国家留学基金资助出国留学资格证书》（1份）
2．《资助证明》（英文，2份）
3．《资助出国留学协议书》（6份）
4． 《关于国家公派出国留学攻读博士学位研究生办理档案、户籍手续的说明》（1份，仅发放给攻读学位人员）
5．《2014年国家建设高水平大学公派研究生项目录取通知书》（复印件，1份）
二、办理派出手续注意事项
（一）护照
学生应在本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。学校不统一组织学生到相关部门办理护照。
办理护照的相关费用由学生自行承担。
注意：若护照申办人的户口所在地曾发生迁移（例如：因上学，学生将户口从沈阳迁至哈尔滨），且户口变动未满10年，那么在办理护照时出入境管理部门可能会向原户籍所在地发送核查函，核查无误后才可继续办理。核查周期较长，一般为10-15天或更长。因此，有此类情况的学生应提前办理护照，以避免耽误办理签证等手续。
（二）公证
《资助出国留学协议书》需办理公证，可自行到县级以上、具有涉外能力的公证处办理，或在哈尔滨市公证处进行办理，相关费用自理。
哈尔滨市公证处地址：道里区西十六道街23号（可乘64路公交车至新一百站下车）。电话：0451-84649114；张秀云，13895705606。
（三）（派出）在读证明
公派学生办理签证时需向驻华使领馆提交派出单位的《（派出）在读证明》，可在6月8日以后到研究生院领取，领取时需提交《国家留学基金资助出国留学资格证书》复印件1份。
领取时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00
联系人：纪楠老师
办公地点：研究生院培养处，行政楼322室
联系电话：86413771
（四）差额资助证明
部分联合培养博士/硕士研究生所获得的留学基金资助金额低于所赴国家（地区）的最低生活标准，可办理《差额资助证明》。《差额资助证明》仅是学校为保证该类学生签证手续的顺利办理而提供的名义上的奖学金证明，并无任何实质性的资金资助。
办理时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00
联系人：纪楠老师
办公地点：研究生院培养处，行政楼322室
联系电话：86413771
相关要求：
1．办理《差额资助证明》的学生需向研究生院提交《保证书》（
2．办理《差额资助证明》的学生需按照模板要求自行填写《公派出国英文资助证明》（
（五）预毕业证明
部分攻读博士学位的学生在办理留学单位入学手续或签证时，根据留学单位的要求，需提供最高学历/学位证书、或包含预计毕业时间在内的证明文件。根据这一情况，可办理《预毕业证明》。
办理时间：每周一、四，8:00-11:30，13:30-17:00
联系人：纪楠老师
办公地点：研究生院培养处，行政楼322室
联系电话：86413771
相关要求：
办理《预毕业证明》的学生需向研究生院提交《在读证明》（中文）原件。在读证明可在研究生院综合办公室或本科生院开具。
（六）《哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表》www.fz173.com_公派留学派出服务系统。
根据国际合作处相关要求，公派联合培养硕士/博士研究生需向国际合作处外事服务中心提交《哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表》。《申请表》需登录“国际合作处出国（境）管理系统”
国际合作处外事服务中心办公地点：行政楼一楼
联系人：王若茜老师 联系电话：86403569
《申请表》中研究生院签字、盖章处可与综合办公室（行政楼316室）闫薇老师联系，电话：86413971。
（七）签证
学生可自行办理，或通过教育部留学服务中心办理签证。签证费（包括办理签证的体检费用）及留学服务中心收取的服务费由学生自理。
留学服务中心网址：
联系电话：010-62677800
工作时间：周一-周五，9:00~16:00
（八）交存保证金
学生须自行承担并向留学基金委提交保证金。交存保证金后，务必妥善保存好《保证金收款证明》（黄色单据），用于回国后提取保证金时使用。
（九）攻读博士/硕士学位学生的档案及户籍
出国攻读博士/硕士学位学生的档案及户籍由学校在国家规定的留学期限内进行保存。
若学生不需由学校保存档案及户籍，须自行到院（系）、招生就业处及校派出所户籍科办理相关提取及迁转手续。档案及户籍一旦迁出，不允许再迁回学校。
（十）联合培养博士/硕士研究生出国申请手续相关要求
联合培养博士/硕士研究生出国前不需办理联合培养出国申请手续，研究生院将会在每学年的秋季学期开学时统一处理，并停发博士/硕士津贴。
三、出国前需向研究生院提交的材料
1．攻读博士/硕士学位研究生
a. 经公证的《资助出国留学协议书》1份
b. “公派留学人员基本情况表”（可通过留学服务中心的“网上签证服务系统”进行打印）1份
c. 国际旅行健康证书（复印件）1份
公派学生在办理出国签证时根据使领馆要求已进行了体检，不需提交国际旅行健康证书复印件。
d. 离校通知单（复印件）1份
e. 护照首页复印件1份
（2）联合培养博士/硕士研究生
a. 经公证的《资助出国留学协议书》1份
b. “公派留学人员基本情况表”（可通过留学服务中心的“网上签证服务系统”进行打印）1份
c. 国际旅行健康证书（复印件）1份
公派学生在办理出国签证时根据使领馆要求已进行了体检，不需提交国际旅行健康证书复印件。
d. 延期开题申请（复印件）1份
若公派学生能够在学校规定的时间期限内开题，可不提交延期开题申请。 e. 护照首页复印件1份
四、放弃公派留学资格注意事项
若学生因特殊原因放弃本次公派留学资格，需向研究生院（行政楼323室）提供如下材料：
1．（申请人）放弃公派留学资格申请书
需包含以下内容：
（1）申请人基本信息：姓名、性别、出生日期。
（2）公派派出基本信息：派出学号、留学身份、留学国别、留学单位、派出期限及资助期限。
（3）放弃公派的详细原因。
（4）申请人本人签字。
2．国内导师同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交 意见书需导师本人签字（盖章无效）。
3．所在院（系）同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交 意见书需主管领导意见及领导签字（盖章无效），并加盖院系公章。
4．公派留学录取材料及办理派出手续材料
（1）《国家留学基金资助出国留学资格证书》（原件，1份）
（2）《资助证明》（原件，2份）
（3）《资助出国留学协议书》（原件，6份）
若《资助出国留学协议书》已公证，则返回公证件。
（4）《2013年国家建设高水平大学公派研究生项目录取通知书》（复印件，1份）
（5）在研究生院办理的《（派出）在读证明》、《差额资助证明》、《预计毕业证明》原件
若未在研究生院办理上述材料，则不需交回。
5．注意事项
如需办理派遣、户口迁移及调取档案事宜，应到研究生院323办公室开具相关同意办理派遣、户口迁移及调取档案的证明。
五、院（系）应承担的工作
1.各院（系）辅导员及协理员应做好出国攻读博士学位学生的档案保存工作。
2.各院（系）教学秘书老师应协助学生做好联合培养研究生差额资助证明的办理工作。
哈尔滨工业大学研究生院
2014年5月30日
【二】:国家公派留学管理信息平台网上报名系统(常见问题)
国家公派留学管理信息平台网上报名系统（常见问题）
1、留学身份选定后是否可以更改？
不可以。进入网上报名系统后，首先要选定留学身份，再选择留学国别和项目名称。留学身份一旦确定以后不允许进行更改。如需更改，则必需重新注册一个用户名。
2、什么是可利用合作项目，什么是所在单位或个人合作项目？
“可利用合作项目”系指申请人为落实国外接受单位选择利用的对外联系渠道，包括两类：教育部/留学基金委现有合作项目或“所在单位或个人合作项目”。
“所在单位或个人合作项目”系指申请人利用所在单位现有国际合作与交流渠道或个人对外联系渠道落实国外接受单位。国家公派高级研究学者项目、国家公派访问学者（含博士后研究）项目、国家公派研究生项目及部分国家公派专项出国留学项目申请者，如计划通过本单位合作项目或自行对外联系派出，请在“可利用合作项目名称”中选择“所在单位或个人合作项目”。如计划利用教育部/留学基金委现有合作项目，请在“可利用合作项目名称”中选择具体合作项目名称，例如：瑞典皇家工学院访问学者（博士后）项目。
3、单位推荐意见表由谁负责填写，由谁负责输机？
推荐意见需由所在单位主管留学工作的部门负责填写，加盖所在单位（司局级或以上级别单位）公章后，由申请人所在单位统一提交或密封后交由申请人提交受理单位（或按项目要求直接提交留学基金委）。来自“985工程”、“211工程”建设高校的申请人，其《单位推荐意见表》的电子信息由各校国家留学基金申请受理工作主管部门负责输入网上报名系统（需登录受理单位角色操作后台）；来自其他单位的申请人，其《单位推荐意见表》的电子信息由各有关国家留学基金申请受理机构负责输入网上报名系统。
4、如何获得《单位推荐意见表》？
出国留学申请表填写完毕后需提交并打印，《单位推荐意见表》将随同申请表一起打印出来。《单位推荐意见表》不能单独打印。
5、申请表提交后是否可以进行更改？
在受理单位未接收前，申请人可以进行修改。用注册用户名和密码登录后点击提回申请表按钮，提回申请表后进行修改，修改以后必须重新进行提交并打印。
6、对体检有什么要求？
《选拔简章》中明确规定，身心健康是申请者的基本条件之一。自2009年度起，我们将对健康状况的审核程序放到录取后派出前进行（所申请项目有特殊要求的除外）。届时，被录取人员需到当地出入境检验检疫局办理《国际旅行健康证明书》，并由教育部留学服务中心、教育部出国留学人员上海集训部、广州留学人员服务管理中心审核合格后方可派出。
国家公派研究生项目当年选、当年派，因此在申报时就需提交《国际旅行健康证明书》。
7、申请者在报名的时候，是否一定要提交外方邀请信？
不一定。国家公派研究生项目申请材料中需包括正式邀请信或入学通知复印件，所申请项目有特殊要求的，按项目具体要求办理（如日本文科省博士生项目申请时无需提交邀请信）；国家公派访问学者（含博士后研究）项目中申请利用本单位或
个人合作渠道派出的，申请时如已获外方邀请信，可附复印件，供专家评审时参考；如尚未获得外方邀请信，可不附。
8、外语水平要求
申报时外语水平符合达标条件的，录取后可直接派出；申报时外语不符合达标条件，但获得单位重点推荐人员，可先提交申请并附上有关外语水平证明，录取后外语达到合格标准后方可派出。
10、曾享受国家留学基金资助的申请者，是否可再次申报？
原则上，享受过国家留学基金资助（留学资格已过期者除外）的申请者需在上次留学回国后服务五年以上方可再次申请。其上次留学回国日期应该在2004年3月20日以前。曾获得留学资格且留学资格在有效期内、尚未派出的，需通过所在单位提出放弃资格并获准后方可再次申请。
13、国家留学基金是否资助三个月以内的出国培训？
国家留学基金管理委员会主要资助三个月以上的出国留学或研修项目。对于三个月以内的出国培训项目，建议您咨询外专局。
14、乙肝大三阳和小三阳可否申请出国留学？
根据国家留学基金资助出国留学选拔简章，身心健康是申请者必备的基本条件之一。一般而言，乙肝大三阳和小三阳患者不宜申请国家公派出国留学。
15、私人企业工作人员是否可以申请国家公派留学？
根据国家留学基金资助出国留学选拔简章，申请者应为高等学校、企事业单位、行政机关和科研机构的正式工作人员。私企正式工作人员可以申报。
16、关于高级研究学者的申请条件
来自高校或科研系统的申请人，应为教授、博导（或同水平职称），同时需为国家重点实验室、教育部重点实验室、国家工程（技术）研究中心骨干，或国家级人才计划入选者，或教育部批准的国家重点学科学术带头人；来自中央国家机关、地方行政管理部门、国有大中型企业的申请人，应为具有（相当于）副司局级（包括副司局级）以上行政职务的高级行政管理人员。
【三】:国家公派留学管理信息平台填表说明
国家公派留学管理信息平台—网上报名填表说明（国家建设高水平大学公派研究生项
目/国家公派专项研究生奖学金项目申请人用）
一、网上报名系统和网上申请表概况
1. 网上《国家留学基金管理委员会申请表》按申请留学身份可分成两类，即“学生类表”和“非学生类表”。 网上报名系统会根据用户在首页所选择的留学身份自动导入“学生类表”或“非学生类表”。例如：用户选择留学身份为“联合培养博士生”时，网上报名系统会自动导入“学生类表”。系统不能自动实现“学生类”和“非学生类”申请表之间的切换。申请者只能在重新注册后方可完成表格切换。
2. 打印出的《国家留学基金管理委员会申请表》（学生类）主表由若干子表组成，包括：基本信息表、申请留学情况表、外语水平表、国内接受高等教育或进修经历表、境外学习/工作经历表、国内工作经历表、主要学术成果表、研修计划表、国外导师情况表、国内导师情况表。
3. 申请人在网上填写报名表时，须填写完整并保存一张子表毕后，方可进行下一子表的填写。
4. 申请人填写申请表时，应按栏目要求如实填写，内容应详尽、准确并使用规范全称；除专用名称外，表格内容均尽量应使用中文输入。
5. 申请人提交网上报名表以后，如尚未被受理机构或留学基金委接收，还可尝试将网上报名表提回修改。网上申请表被受理机构接受以后，申请人将不能将网上申请表提回并修改相关信息。因此，请申请人在网上填写完毕所有子表并确认网上提交以前，认真预览所填写的信息，如有必要及时修改相关信息。如有问题，请与相应受理单位联系咨询。
6. 申请表网上提交后，申请人应按准备申请材料的要求打印、装订申请表和其他相关材料，再提交本人所在单位主管部门审核签章。书面报名材料应提交至网上报名时选择的“受理机构”，如**大学或**教育厅等。www.fz173.com_公派留学派出服务系统。
7. 申请表提交后，申请人可在登录网上报名系统后的首页上了解申请材料所处的审核状态。
8. 由于网上报名期间，国家公派留学管理信息平台访问量较大，为确保报名系统的正常运行，申请人在登录系统后10分中内如不进行任何操作，系统将自动注销此次登录且不能自动保存尚未确认并保存的填写内容。
9. 网上报名系统将于2009年2月20日00：00-3月20日24：00期间开通使用。另，部分受理机构根据其工作安排可能将受理申请材料的截止时间做相应提前，请申请人注意时间安排，以免错过报名时间。
10. 关于《国家公派留学管理信息平台网上报名系统使用简介》请查询
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