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保密文件管理工作流程(一)
保密文件管理制度
保密文件管理制度
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并由A、B角负责公务网的文件接
收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的安全。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、
文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在
每个环节的安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、
不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
保密文件管理工作流程(二)
文件档案保密管理规程
文件档案保密管理规范
1.目的：
建立文件档案保密管理规程，规范文件的保密制度以及人员应遵守的保密守则。
2.范围：
适用于公司所有的文件和人员
3.责任：
文件使用管理人员、行政部档案管理人员
4.内容：
4.1 文件的管理
4.1.1 文件与档案的保密级别分为A、B、C三个级别。
A级保密文件主要包括：公司生产的国家四类以上新产品及公司研制的独家产品的处方、工艺、质量标准。
B级保密文件主要包括：省内独家生产产品的工艺、工艺处方。
C级保密文件主要包括：除A、B级别以外的其他所有文件。
4.1.2 所有保密文件都应该在封面加印或加盖保密级别的标记，标记位于封面右上角。
4.1.3 保密文件借阅程序：
4.1.3.1 借阅A、B级保密文件必须填写文件查阅申请单，经部门领导同意后方可借阅。A、B级保密文件借阅时一律不得复印拍照。
4.1.3.2公司部门负责人可借阅A级保密文件，借阅时不得离开档案室。【保密文件管理工作流程】
4.1.3.3 公司技术人员可借阅B级保密文件，经单位领导同意后方可借阅，借阅时间不得超过三天。
4.1.3.4 借阅C级保密文件经部门负责人同意后即可借阅，借阅时间不得超过一周。
4.1.3.5 借阅时要出示借阅证、工作证（或身份证），并填写借阅记录。
4.1.4 凡需复印、拍照的文件必须经厂长批准，复制的文件用毕后应立即销毁，销毁时要有两人在场，并做好销毁记录。凡泄密人员一经查清，根据保密制度及对公司造成的经济损失，给予经济处罚，情形严重者诉诸法律。
4.2 行政部档案管理人员必须自觉遵守公司的《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系；做到既保守机密又积极主动提供利用。
4.3 成立有关人员参加的档案保密签定小组，确定本单位保密档案的密级，保密期限和解密时间。
4.4 记录绝密、机密、秘密的档案和文件材料、必须由专人保管分室（或分柜）存放，并有保安措施。
4.5 管理保密档案和文件材料的人员变动时，必须严格交接手续。
4.6 电脑资料保密制度
4.6.1 电脑应由专人负责，未经领导批准，其他人员不得随意操作和动用公司电脑设备。
4.6.2 工作人员不得将电脑内的秘密文件、信息资料随意泄露给无关人员。【保密文件管理工作流程】
4.6.3 其他人员未经领导批准不得将电脑中的资料文件随意复制、挎贝、打印出去。
4.7 其他方面的保密制度。
4.7.1 涉及重大政治决策、决定和部署的秘密事项；涉及到未经公布的外交决策、谈判、条约、往来和其它涉外活动中的密秘事项；涉及到经济决策、经济计划、概算、预算、决算以及财政金融等方面的密秘事项同等都不得向无关人员泄露。
4.7.2 具有秘密内容的文件、电报、信件、简报等，信访者的检举、控告，领导者的批示、信访案件查处的材料等，不得随意讨论、公开。
4.7.3 领导及其职员文件夹，柜中的资料、文件不得随意翻阅。
4.8 机要人中应做到：
4.11.1 不该说的机密，绝对不说。
4.11.2 不该问的机密，绝对不问。
4.11.3 不该看的机密，绝对不看。
4.11.4 不该记录的机密，绝对不记录。
4.11.5 不在非保密本上记录机密。
4.11.6 不在私人通信中涉及机密。
4.11.7 不在公共场所和家属子女亲友面前谈论机密。
4.11.8 不在不利于保密的地方存放机密文件和材料。
4.11.9 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
4.11.10不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
保密文件管理工作流程(三)
保密文件管理制度
【保密文件管理工作流程】
保密文件管理制度
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并及时做好登记(并注明密级)、编
号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的安全。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、
文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在
每个环节的安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、
不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
保密文件管理工作流程(四)
关于解决保密工作中涉密文件资料管理存在问题的思考
摘 要：文章对涉密文件资料管理中存在的问题进行了分析，同时提出了解决问题的办法与建议。 关键词：保密管理 涉密文件资料 保密观念
中图分类号：G203
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2013）07-237-02
保密工作历来是党和国家的一项重要工作，笔者所在的沈阳飞机设计研究所是国家重点科研单位，保密工作具有领域广泛、点多面广的特点。特别是在信息化条件下保密工作已不再是传统的“锁好柜门”、“关好门窗”、“看好人和物”的辅助性工作，而是要求越来越严格，管理难度越来越大。这就要求我们这样的科研院所在开展保密管理工作时，必须树立牢固的安全保密观念，不能心存侥幸，不能有一丝的懈怠。
国家军工保密资格审查组到我所进行现场审查时笔者有幸被分配到管理组陪同审查，在现场审查期间我们发现问题最多的是各部门涉密文件资料（载体）的管理。下面就结合本部门的保密管理工作和陪检中发现的一些共性问题，谈谈如何解决保密工作中涉密文件资料管理存在的问题。
一、现阶段涉密文件资料管理中存在的问题
各保密单位纸质的涉密文件资料较多，为工作方便大多都存放在个人手中，虽然都建立了保密文件资料目录台账但还是存在着一些问题。
1.部门总目录台账和个人的分目录台账登记的内容不符。以某部门为例：按照保密要求部门留存的涉密文件资料建有总目录台账，个人留存的涉密文件资料要有分目录台账。部门要求每个人在留存涉密文件资料时要先到部门保密员处建立本部门涉密文件资料总目录，然后每个人再建自己留存的分目录。在每月单位组织保密自查中都能发现总目录台账和个人分目录台账登记的内容不符，主要体现在两个方面：一是总目录台账多于分目录台账，原因是由于个人留存的文件已销毁（或已存档），自己只在分目录台账中作了删除，但没及时告知部门保密管理员，导致总目录台账多于分目录台账现象发生；二是总目录台账少于分目录台账，原因是个人收到需要留存的涉密文件资料没按要求到保密员处建立总台账。
2.建立的涉密文件资料台账内容不详细。现场检查组要求台账的内容包括：文件资料的编号、发文单位、收文时间、份数（含附件）、文件密级、是否销毁（或存档）、销毁时间、监销人等信息都要在台账目录中体现。大多数台账都不符合要求。
3.电子文件资料标密不规范。现场检查组要求保存在电脑中的密级文件要建文件夹，文件夹后要以最高密级标密，文件标题可根据个人工作方便决定是否标密，文件正文必须标密。但是一些标密要求与专家的要求有不一致的地方。
4.涉密文件标密（定密）与涉密文件外带存在问题。在工作中存在涉密文件资料需要与外单位进行交流，在文件外带过程中，规定机密级（含）以上涉密文件要2人共同看管防止泄密事件发生。但工作中的文件定密可能不准确，有些文件中涉及的内容可能已达到机密级但定为秘密级文件，会造成泄密隐患，1人带涉密文件外出也同样存在泄密隐患。
5.涉密文件复印件管理松懈。因工作需要有时确需留存涉密复印件或外来涉密文件复印件，但留存的复印件多数都无文件来源、经手人无登记记录。
6.复印机存在泄密风险。所有复印机都带有内存，并且具有一次扫描多次复印的功能。好多使用单位并不知道复印过的信息需要被删除。
二、解决涉密文件资料管理工作存在问题的办法和建议
笔者认为，要解决上述涉密文件资料管理存在的问题，必须明确管理部门，落实管理责任，健全管理制度，严格管理措施，强化技术防范和监督检查工作，严把文件资料的进出口关。凡是各种文件资料的进出均要集中管理，统一建立台账，统一办理借阅，做到涉密文件资料全寿命周期安全可控。
1.建议所综合档案室分别为全所各部门建立涉密文件资料台账，文件资料的存放可参考收发报纸杂志那样分部门存放。
2.各部门收到的文件资料（包括个人收到的）应由部门保密员及时送交所综合档案室建立本部门目录台账和按部门存放。建立的部门台账内容必须按审查组专家的要求尽可能地详细，做到闭环管理。
3.因工作需要有些涉密文件资料要长期参考或查阅的，建议扫描到个人计算机中，按相应密级电子文档管理，该纸质文件送交所综合档案室并按要求建立目录和存放，个人手中一律不留存纸质文件资料。
4.需要借阅本部门的涉密文件资料，由本人到所综合档案室办理借阅手续，及时归还。
5.个人计算机中的涉密文件标密，全所要统一标准。
6.确定定密责任人，由该责任人组织落实定密工作，解决“怎么定密“的问题，建立规范化的定密程序。包括拟定、审核、批准、变更、解除、争议处理等定密工作的各个环节。
7.涉密文件外带管理存在的问题，建议保密办公室结合各部门各专业的具体工作实际，修改、完善涉密文件资料外带管理方面的规章制度，加强制度的可行性与可操作性，提高外带涉密文件资料的安全性。
8.涉密文件复印件原则上必须销毁，确实需要保留的复印件，应在涉密文件资料台账登记并注明是复印件，并查找出文件来源。需要留存的外来涉密文件复印件或开会带回的涉密材料，需由经手人在保密员处进行登记，并在备注栏中简要说明后，再由保密员根据领导指示上报或下发。
9.关于复印机存在的泄密风险，一般情况下泄密主要是针对使用部门而言的。对于这些部门只要从使用的角度严格控制，确保硬盘与外界物理隔绝，是可以避免泄密事件发生的。在维修过程中，必须要求维修人员当面取下硬盘，绝不可以让外部人员带走，报废时也应将硬盘交保密部门销毁。另外要保证资料不被外泄，重要信息不在除本单位以外的地方复印，如果是应急情况下则必须要向工作人员提出清除记录。
10.强化保密技术防范工作。现在通信、办公自动化设备、移动存储介质和计算机信息系统已普遍应用于日常工作中，对信息安全保密提出了更高的要求，要按照《武器装备科研生产单位保密资格标准》要求，采取人防、技防、物防的措施，加强保密技术防范工作。要完善和落实相关的管理制度，加强内部管理，按照规定配备必须的防范设备，控制好源头。
11.强化保密监督检查工作。保密工作的原则是积极防范，不能等出了问题，再来亡羊补牢。因此，要高度重视保密工作的日常监督检查。使保密工作同军品科研生产同步开展，同步检查，同步考核，实现保密工作与业务工作的有机结合。做到强化细节管理，使工作更具有针对性，强化问题管理，使工作更具有目的性，强化过程管理，使工作更具有实效性。要不断总结保密工作的经验，促进保密工作的开展，要定期开展保密检查和自查工作，使每一个环节都有制度管，有人来抓，这样才能及时发现和解决泄密隐患。
三、小结
目前一些单位保密管理工作还停留在传统的纸质文件传递方式上，建议应由相关部门开发一套保密管理办公平台软件，可以提供标准化的保密流程，指导在具体工作中需要注意的保密事项、保密程序，也可以及时掌握包括涉密人员信息、单位计算机信息、办公自动化设备信息、移动存储介质等保密相关信息。这样不但保证了工作中符合保密要求，还能将各种相关保密资料进行自动备份，方便大家在日常工作中对所要掌握的保密知识、保密信息、保密制度等进行学习和查阅。使保密管理工作由复杂变得简单化，也是既符合安全保密管理的要求，又要使管理变得更简单方便、有效，并且融入业务和日常管理的工作流程中。
以上是笔者结合本部门的涉密文件资料管理工作和陪检中发现的涉密文件资料管理存在问题的一点思考，但不知道在有关部门的实际工作中是否可以操作，工作起来是否方便。还需要大家共同探索解决好保密管理工作中的一道道难题。
（作者单位：中国航空工业集团公司沈阳飞机设计研究所 辽宁沈阳 110035）
（责编：若佳）
保密文件管理工作流程(五)
浅谈如何做好公文管理工作
摘 要：做好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，其对于企业单位各项工作的顺利开展都有着举足轻重的意义。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相应的加强公文管理工作的具体措施，以期对各事业单位公文处理工作的开展提供一定的参考价值。 关键词：公文管理；要求；措施
公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。
一、公文管理工作的要求
（一）注重时效性
力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。
（二）注重规范性
公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的；第三，工作环节及工作岗位的衔接性[1]。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。
（三）注重安全性
保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。
二、加强公文管理工作的措施
（一）提高对公文管理重要性的认识
加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业单位经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业单位的办公效率也就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业单位整体建设目标的一部分。
（二）加强对公文管理工作的组织领导
企业单位公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位[2]。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。
（三）切实提高办文人员综合素质
办文人员综合素质的的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障[3]。办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科技技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个网络科技技术飞速发展的时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。
三、结束语
综上所述，公文管理是企业单位经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。我们应不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业单位公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业单位未来发展服务。
参考文献：
[1]卓蓉.关于公安院校公文管理工作的几点思考[J].江苏警官学院学报，2008（06）：164-166.
[2]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[D].东北财经大学，2006.
[3]王磊.谈谈公文管理工作的规范化[J].秘书，2002（02）：19-20.
本文来源：http://www.zhuodaoren.com/shenghuo319524/
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