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社会保险业务档案管理整改提高(一)
档案管理情况整改方案
档案管理情况整改方案
根据市招标投标监督管理办公室领导关于档案管理情况的批示，结合监察科对我办档案管理情况内部督查意见，按照当前我办档案管理实际，特制定如下整改方案。
一、加强档案存档制度管理。
由于我办现有档案存放设施和场地有限，造成大量招标投标档案堆积，根据实际情况，建议只保留中标人投标资料，其他投标人资料保留3个月被查。
二、及时处理过期投标资料。
对于非中标人的投标资料，及时与市档案管理部门联系，移交部分资料。能采用其他方式处理的及时处理，尽快腾空档案管理设施和场地。
三、加强档案资料分类管理
为便于各类招标投标资料的管理和检索，按照房屋、市政、交通、水利、国务、政府采购以及内部管理资料等反别建立档案登记表，确保管理和检索的方便和科学性。
四、督促相关单位尽快报送资料
在我办开标的部分项目由于各种原因，尚未报送相关资料，我科将进行一次内部检查，针对未报情况，督促相关单位报送相关资料，并将资料报送情况纳入招标代理机构季度考核内容。
五、结合软件开发情况，加强档案管理
下一步，我科将进一步结合我班开发的业务软件，将有关档案管理部分情况融合进去，进一步加强我班档案管理的制度化和科学化。
二〇一一年四月二十六日
社会保险业务档案管理整改提高(二)
档案管理不足与整改办法)
档案管理整改办法
1 财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、财务软件计算机拷贝光盘、工资册。
2 档案管理职责：负责全部财务档案的整理、编号、调阅、借阅、复印、查询等，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理
3 建立“财务档案调阅、借阅登记薄” 和档案柜上锁，专人保管，财务部门内部需要查阅档案的，需由档案管理人员陪同查阅；需要复印财务资料的，必须由财务负责人批准，由档案管理人员负责复印；财务部门以外的人员原则上不能直接查阅财务档案资料，如有特殊需要，确需查阅、复印财务资料的，必须经财务负责人批准，并且在“财务档案调阅、借阅登记薄”上登记 。【社会保险业务档案管理整改提高】
4 建立“患者住院发票丢失查询复印登记”按照财务科关于患者发票丢失查询办法的规定办理，严禁患者接触财务档案。 5 财务资料只能保留在医院范围内，不能带出医院。除了财务部门内部工作需要以外，不能借阅给其他人员。如有司法机关工作人员因执法需要调阅或借阅财务资料的，按照国家法律规定办理。
6 保管档案的房间，严禁非财务部门人员长时间逗留，外出时及时落锁，下班和放假期间关闭电源、门窗，做好防火、防盗。
社会保险业务档案管理整改提高(三)
社保业务档案管理制度(最新)
业务档案统计制度
1、业务档案统计包括业务档案管理基本情况、业务档案数量、利用、利用效果等。
2、建立业务档案统计台账，包括业务档案数量统计台账、借（调）阅统计台账、保管状况统计台账、鉴定销毁情况统计台账等。
3、认真做好业务档案原始记录，如业务档案业务活动记录、利用效果记录、库房温湿度记录、档案交接记录、鉴定销毁记录等。
4、各类业务档案的进出、销毁必须统计清楚，如实反映。
5、平时注意填报积累，年终进行汇总，认真填报年报统计表。
业务档案管理制度
1、及时将档案工作纳入本所工作计划，纳入业务档案管理部门和有关人员的职责范围。
2、立卷工作由各业务部门独立完成，业务档案管理部门负责对业务经办部门实行业务指导、检查和监督，努力实现各类业务档案的标准化和规范化。
3、业务档案管理部门对接收的业务档案进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，并根据上级规定及时确定利
用与交流的范围。
4、建立健全档案验收制度，对科研成果鉴定、设备开箱、安装等工作，档案管理部门应派人参加，并对全部档案进行验收。
5、不断研究和改进业务档案的保护技术，延长档案的寿命，对已经破损和字迹褪色的以及圆珠笔书写的重要档案应及时修复或复制。
6、审慎鉴定剔除的业务档案。对到期剔除的档案必须造具清册，经业务档案管理部门鉴定并报局分管领导批准，销毁时要指定监督人，防止失密。
7、凡是单位或部门撤消或变动以及建筑物、构筑物、设备、仪器等，转移利用关系时，其档案要妥善整理，并经领导批准后办理相关手续。
业务档案保管制度
1、业务档案保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，按照业务档案保管“九防”的要求，健全业务档案管理工作的必要措施。
2、业务档案人员调阅、搬运业务档案资料要轻拿轻放，严防人为损坏。
3、业务档案人员应定期检查业务档案保管情况，对破损档案及时采取相应补救措施。
4、严格做好业务档案的收进、移出、利用等日常的登记、统
计工作，做到账物相符，有据可查。【社会保险业务档案管理整改提高】
5、不断完善业务档案管理方法和保护技术，充分利用计算机技术实施管理，提高保管、服务质量和效率。
5、严格遵守《档案法》、《保密法》，做好业务档案的保卫、保密工作，杜绝泄密和散失事件发生。
业务档案工作分管领导职责
1、加强对业务档案工作领导，把业务档案管理工作纳入本单位整体工作发展规划，列入议事日程，对本单位业务档案管理工作负领导责任。
2、认真学习《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》以及上级业务档案管理部门各项规定，并组织执行。
3、积极宣传档案法律法规和业务档案工作的重要性，确保业务档案管理工作在各项管理中的重要地位和作用得以发挥。
4、定期检查各项业务档案管理制度的落实情况，听取有关人员的汇报，及时解决业务档案管理工作中存在的问题。
5、监督本单位各业务部门业务资料的收集、整理、立卷和归档工作。
6、加强业务档案工作人员思想政治学习和业务培训，提高业务档案工作人员素质，增强业务档案工作人员管理意识，切实抓好业务档案管理工作。
7、对在业务档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反业务档案管理法律、法规和制度的人员给予处罚。
专职业务档案人员岗位职责
1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》及上级有关业务档案管理工作的规章制度。
2、热爱本职工作，责任感和事业心强，努力学习业务档案管理的基础理论和业务知识，积极参加有关培训、交流活动，不断提高管理水平。
3、负责业务材料的收集、整理、接收、保管、复制、借阅等工作，对业务档案资料进行分类、编目、登记。
4、熟悉和掌握本部门业务档案种类、内容、重要程序和完整准确程度，对库存业务档案定期检查，清理、调整和统计，做到账物相符。
5、根据需要编制各种检索工具及参考资料，积极提供利用，及时填写利用效果登记簿，满足各方面利用的需要。
6、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料积累、立卷、归档、修改和补充工作。
7、对到期的业务档案提请进行鉴定，对已超出保管期限的档案，提出具体销毁处理意见。
8、严格执行保密规定，非经领导批准，不得扩大业务档案的利用范围，不得擅自销毁业务档案材料，认真做好业务档案库区、
办公区、查阅区的安全保卫工作。
9、加强对业务档案库房的管理，严格执行“九防”措施，发现问题及时向领导汇报，并妥善解决，确保业务档案的完整与安全。
业务档案管理人员工作守则【社会保险业务档案管理整改提高】
1、严守党和国家机密，严禁在业务档案管理工作中失密、泄密。
2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研，不断提高业务和工作能力。
3、按归档范围要求认真开展业务档案资料的收集、整理、分类、立卷、保管、利用工作。
4、严格执行归档制度，履行移交手续，对归档和保管的案卷做好目录、索引的编写、编排工作。
5认真做好业务档案的鉴定、销毁工作，严格履行鉴定制度和销毁手续。
业务档案接收制度
1、档案收集应贯彻“谁经办、经收集”和“以业务终结岗位为归档责任人”的原则，由各业务部门兼职档案人员按照各类社会保险档案规定的归档范围，随时将分散在本业务部门各岗位人
社会保险业务档案管理整改提高(四)
浅析如何做好社会保险业务档案管理工作
摘要：社会保险业务档案是社会保险经办机构在具体经办活动中形成的、作为历史保存以备考查的资料，是全面系统记录单位和个人参保和缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。是社会保险经办管理工作中最基础的工作之一，也是提高社会保险工作质量和科学管理水平，加强规范化建设的必备条件。 关键词：社会保险 档案管理 劳动者
随着我国社会保险事业的飞速发展，劳动者的参保意识日益加强，社会保险覆盖面越来越广，与此相对应的各类社会保险的申报、登记、征缴、续保补缴、关系转移、待遇核定、支付等业务量也急剧增加，社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理中形成的原始依据，其重要性越来越显现出来，也越来越受到社保管理部门和经办机构的重视和关注。人力资源和社会保障部、国家档案局于2009年7月23日，联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，自治区人力资源和社会保障厅、档案局联合印发了《宁夏回族自治区社会保险经办机构业务档案管理办法（试行）》、《宁夏回族自治区社会保险业务档案立卷归档细则（试行）》。根据人力资源和社会保障部、国家档案局统一部署，2012年我区各级社会保险经办机构开展了社会保险业务档案管理达标升级工作，通过达标升级活工作，增强社保经办人员的档案意识，促进和加强了社会保险业务档案规范化管理，使社会保险档案管理与社会保险业务工作得到了同步发展。笔者根据自己近年来的工作经验就如何做好社会保险业务档案管理工作，谈几点体会。
一、社会保险业务档案的具体内容
社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务工作中形成的，记录单位和个人缴纳社会保险费、社会保险待遇核发及基金收支、管理情况应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等原始记录，是全面、系统记录参保单位和劳动者个人参保、缴纳社会保险费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括：
1、社会保险业务经办中形成的各类基础性业务资料：（1）参保单位参保登记、变更、注销信息资料。（2）参保单位缴费工资基数申报资料及个人账户对账资料。（3）参保单位及个人缴费工资基数核定资料及社会保险费征缴计划资料。（4）个人参保、续保及基础信息变更资料。（5）社会保险各项待遇申报、核定、发放资料。（6）其他业务资料。
2、向上级部门报送的各类业务统计报表和会计报表。
二、社会保险业务档案管理的环节及程序
社会保险业务档案管理的环节主要包括原始业务资料的收集、整理、移交、归档、库房管理、查阅利用、统计编研、鉴定销毁等。
社会保险业务档案管理的程序应坚持“谁经办、谁收集”和“业务终结岗位维归档责任人”的原则。各业务经办科室作为业务档案形成部门，应指定专职或兼职档案人员定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社保业务资料收集齐全，办理移交手续后，按照业务档案管理要求分类管理，并按业务办结时间进行整理、排列、编号、装订组卷，按要求填写卷内文件目录后，及时向单位综合档案室办理移交归档。单位综合档案室经检查、清点、确认所移交的业务档案完整无误，符合档案管理要求后与业务科室办理移交手续，进行档案立卷入库处理。立卷的业务档案按顺序装入档案盒保存，并按拟订的编号顺序排列上架，同时根据工作需要编制配套的检索工具，方便业务档案的查询和管理，并严格按照制定的业务档案借阅制度和档案室工作制度对库存业务档案进行管理和利用，如定期对库存业务档案数量、质量和保管情况进行抽查，根据业务档案分类和保管期限，编拟清理目录等。
三、对做好社会保险业务档案管理的几点体会
怎样才能不断提高社会保险业务档案管理水平，为政府和广大参保人员提供优质的档案利用服务，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展，我认为要认真抓好以下几个方面的工作：
（一）提高认识，把社会保险业务档案管理摆在重要位置。作为社会保险业务经办机构，要高度重视，以对现实负责、对历史负责、对参保群众负责的高度责任感，切实把社会保险业务档案管理工作纳入社会保险工作的重要议事日程，纳入长远规划和目标管理之中。一是加强组织领导，成立档案管理领导小组，设立综合档案室，配备专兼职档案人员，完善档案管理责任体系，为档案管理工作的顺利开展提供强有力的组织保证。二是层层落实目标责任制，将档案管理和社保业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。一把手亲自抓，分管领导重点抓，科室领导直接抓，形成一级抓一级，层层抓落实的良好格局。三是完善各项规章制度，规范管理。管理制度是促进依法治档和作好日常档案管理工作的依据和保证。力求制度细化、具有可操作性和指导性，具有明确的约束性，促进档案管理工作的规范化、制度化。
（二）加强管理，夯实基础，严把社会保险业务档案质量关。社会保险业务档案形成于日常的社会保险业务经办工作中，能否做好档案管理工作，关键在于能否抓住日常工作这个重点环节，打好社会保险业务档案管理的基础。为此，要从社会保险档案的源头抓起：一是抓好业务经办关。做好参保登记、缴费申报、基金征缴、账户管理、退休审批、企业退休人员社会化管理和稽核等具体业务经办过程中形成的各种资料，做到一月一整理，一月一立卷。基金管理过程中形成的财务管理凭证和各科室具体负责的统计报表、统计分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及时整理、随时立卷，按时归档。
二是严把资料收集关。一要明确归什么。社会保险业务档案涉及的内容多，涉及的人员广，因此要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》中明确的归档项目及内容，把社会保险业务经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录作为归档的内容。在业务经办中重点要把握好一是登记环节、征缴环节、转移环节、个人账户一次性支付环节、待遇核定环节、待遇支付环节、基本信息变更环节、个人账户对账环节、催缴欠费环节、稽核审计环节、基金管理环节。二要明确谁来归。要做到责任到人，每一个业务环节的具体经办人员要负责该环节材料的收集、整理、装订工作，经专职档案管理人员审核合格后移交档案室，再由档案员确定保管期限、编号后归档。三要明确怎么归。可通过两个步骤来完成，即档案收集、档案整理。档案收集时注意把有查考利用价值的材料收集完整，发现有缺失的及时补齐，做到真实完整。档案整理时要使用档案部门规定的统一制作的专用卷皮、卷盒和装订材料，每本卷都制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完整的基础上做好收集、利用等情况记载，认真填写卷皮内容，做到清晰、明确。三是把好社保档案整理关。在档案整理过程中，要始终坚持科学分类、合理组卷的原则。制定科学、清晰的工作流程和方法，对业务资料的鉴别、分类、排序、编目、装订等工作做了详细的规范，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。同时实行层层检查制度，严格把关，对原有社会保险业务资料分类不清的，由各科室业务经办人员进行重新分类，对内容重复的进行剔除，对页面残缺的进行粘贴修复。对一些不符合要求的档案资料，如有的资料破损不堪，有的字迹不清无法辨认，有的表册签字、盖章不全等，要想方设法进行补救。对缺失的材料，及时要求业务经办人员，进行查实、补漏。对大小不一的材料，严格按照按照规定的尺寸进行整理、折叠、剪裁、修补、裱糊，力求确保归档文件材料完整、准确、系统、完整。 （三）加强硬件建设，完善档案库房基础设施。
档案基础设施是档案管理的物质条件。为了创造良好的管理条件，要重视档案工作的投入，加强基础设施建设，做到库房与查阅、办公三分开。档案室要安装防盗门窗，配置空调和符合国家统一标准的密集架及卷皮、卷盒等。档案库房配置了吸尘器、加湿器、灭火器、装订机、温湿度计等设施，达到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防磁的“九防”要求。同时，根据工作需要配备微机、复印机、打印机、扫描仪等现代化办公设备。为档案管理工作的长期发展打下牢固的基础。
（四）加强档案队伍建设，提高档案管理人员的技能和素质。档案人员担负着对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基本工作，加强档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。一是挑选合格的干部担任档案员，档案人员必须在思想上具有高度的责任心、政治警惕性和严格的纪律性，在业务上要求做到熟、精、勤。档案工作人员要转变观念，消除等待调卷利用档案的思想，要积极思考如何更好的开发利用档案信息资源，提高档案利用效率。二是加强培训，提高档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。使档案人员具有较强的业务能力，了解和掌握了档案基础知识，掌握档案整理工作的技能、流程和方法，做到政策熟、业务精。三是充分发挥网络体系作用，专职档案员一方面主动收集散存在科室和个人手中的档案资料，做到不缺不漏；另一方面，经常与业务部门负责档案工作人员加强联系，不仅在业务上给予指导，而且在具体操作上积极参与，使科室档案和机关综合档案同时进行规范化管理。四是开展经验交流，提高档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，学习经验，探讨研究档案知识，总结教训，改进工作不足，提高工作效率。
（五）立足服务，注重开发利用，充分发挥档案使用价值。档案管理工作的最后落脚点，都要集中在利用上，近年来，随着国有、集体企业重组、倒闭，职工下岗、中断劳动关系，中断缴费情况大量出现，随着群众参保意识的不断提高，中断续保人员越来越多。按照社会保险业务档案“参保一生、记录一生、管理一生、服务一生”的要求，为了充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为社会保险工作服务。第一，完善档案的借阅、利用制度。建立档案查阅登记、审批手续，如各类档案借阅登记薄、文书档案移交登记薄、档案库房检查记录、档案数量统计台帐、档案收进、移出登记表等，做到台帐清晰规范，保正档案利用工作的正常开展；第二，编制较为齐全的检索工具，包括《全引目录》、《手工案卷目录》、《归档目录》等检索工具，制作了社会保险业务档案管理分类表、档案管理网络图、案卷存放示意图；第三，汇编资料。将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成历年文件汇编、档案统计台帐、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字等汇编资料，并装订成册，为档案信息的交流和利用提供方便；第四，建立全宗卷，包括立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等，为了解本单位全宗历史情况提供方便。同时，通过档案统计和利用效果登记工作，编写档案利用效果典型实例，以满足参保单位和个人利用档案的需要；第五，创新载体，对主要业务档案实行电子化管理。安装档案管理软件，建立起准确完整的数据库，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，为档案信息利用提供方便。提高档案信息查询效率，并对重要的业务档案进行扫描，实现电子化管理，有条件的还要设立信息服务平台，为参保缴费、养老金查询提供便捷服务。
总之，随着社保工作的不断发展，社会保险档案管理工作今后应更好地服从和服务社会保险工作的大局，各级社保经办机构要从社会保险业务档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》及有关法规，以实现档案制度化、规范化、信息化、专业化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高社会保险业务档案的管理水平，不断推动社会保险事业健康、协调、可持续发展。
社会保险业务档案管理整改提高(五)
社保档案管理工作刍议
摘 要：社保档案管理是社保单位一项重要的工作，制定合理的管理制度，提高工作的效率，有利于提高档案资料的利用率。本文对提高社保档案管理水平的方法进行了介绍，希望对档案管理部门的工作人员提供一定帮助，促进我国档案建设工作更好的进行。 关键词：社保;档案;管理;建设;社保;服务
社保档案管理是对社会保险业务档案的管理，做好这项工作可以更好的维护公众的利益，可以保障人们的合法权益。在对社保档案进行管理时，一定要采用先进的技术，要提高工作的效率，还要提高档案管理部门的服务水平。社保档案管理部门要培养一支高素质的队伍，要提高档案管理人员的技术水平，还要激发工作人员的工作热情，在平时的工作中要重视档案管理工作，还要为档案使用者提供良好的服务。
1 培养高素质的档案管理队伍
社保事业发展很快，很多企业都为员工办理了社会保险，随着参保人数的增多，社保档案管理部门的工作任务加重了，管理人员要对档案进行收集与整理，还要做好立卷与归档工作。为了提高档案管理的水平，档案部门需要培养一支高素质的队伍，要对工作人员进行培训，使其认识到档案管理的重要意义，还要提高其档案管理的水平，提高工作的效率，避免在整理的过程中出现错误，要掌握整理的技巧，避免出现档案丢失或者损坏的情况。培养高素质的档案管理队伍，可以促进档案管理事业更好的发展，可以提高档案资料的利用。档案管理人员需要具有较强的责任心，还要具有良好的业务能力。档案管理部门的领导要做好人员的调配工作，对业务水平比较低，年龄偏大的人员要及时调出，并为其安排其他工作。档案管理人员要经常参加培训，还要多进行学术交流，要熟悉日常工作的流程，了解档案管理的规章制度，明确自身的职责，保证管理操作的规范性。
档案管理是一项繁琐的工作，档案管理人员需要掌握专业的技术，还要不断的学习，提高工作的效率，在平时的整理工作中，还要总结出快捷的工作方式，在平时交流的过程中，可以向其他同事传授管理的技巧，这样才能提高整个团队的工作质量。档案管理人员还要掌握计算机知识以及外语知识，要提高工作的使命感，还要具有良好的职业素养，要做到干一行、钻一行、爱一行，这样才能促进社保档案行业更好的发展。总之，加强高素质档案管理队伍的建设，有利于提高我国社保档案管理单位的工作水平。
2 加强对档案管理设备的更新
档案管理工作还需要利用专业的设备，有的档案管理单位应用的设备性能比较低，管理人员不重视对设备的更换，没有引进先进的设施、设备，这不利于提高档案管理的水平。档案管理需要做好档案的分类工作，如果采用人工手动的方式进行整理，需要花费大量的时间，而且容易出现操作失误问题。只有引进先进的档案管理设备，才能提高工作的效率，才能避免出现失误问题。档案管理需要建立完善的体系，要保证操作的规范性，加强设施设备的建设，才能为档案管理奠定基础。另外，档案管理单位还需要扩大档案库的容量，避免出现档案无处存放的问题。要对档案管理设备进行更新与维护，要保证设备功能的正常发挥，还要对老化的设备进行更新换代，这样才能保证工作的效率。
加强档案管理设备更新需要做到：第一，档案库房要合格。库房的面积不能太小，要能够容纳本单位全部档案，并留有一定的发展余地。库房选址尽量不靠近海边，也不要靠近工业区或高大建筑群。办公楼若是多层或高层，档案库房宜设在一层，但要适当加高地面。第二，档案库房要配置温度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器等达到防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”要求的设施设备，以确保档案存放的完全和完整。第三，要购置符合国家标准的档案橱、档案卷盒、卷皮等档案专用装具。第四，要设置能满足查阅和办公需要的阅览室和办公室，也就是要做到办公室、阅览室、库房“三分开”。
3 强化档案利用服务意识
要做好档案信息服务工作，关键是要牢固树立档案利用服务意识。首先，要明确服务方向和服务对象。服务方向从大的方面来说，是适应社会各方面对档案信息的利用需求，为物质生产、精神文明、政治建设和社会发展服务。至于社保档案室的服务对象，目前主要是社保机构的领导、专业技术人员及各业务科室，主要围绕本单位的主要职能任务和中心工作开展档案信息服务活动。随着政府信息公开制度的实施，档案室也要面向社保机构以外的人员和单位提供利用服务。其次，要坚定服务思想。档案工作是一项默默无闻的工作，即使工作做得好，有成绩，也不易被社会所关注。所以要做好档案服务工作，无论是档案室领导还是普通档案工作者，都必须加强职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务、愿为他人做嫁衣的精神，千方百计地为本单位及社会各界提供优质服务，使档案信息服务工作始终处于最佳状态。最后，要处理好利用与保密、利用与保护的关系。利用和保密是矛盾的统一体，档案要利用，否则就不必保存;档案内有机密，不能随便借阅。利用和保密都要遵循的原则是：要对党和国家及社会有利而不是有害。当然，档案保密有一定的范围，不是所有档案，对任何人都保密;档案保密有一定的期限，超过期限就不成为密，甚至可以开放利用。哪些档案可以提供利用，哪些档案需要保密或控制使用，何时可以降密、解密，这些都要根据《档案法》和《保密法》等法律法规来妥善处理。利用和保护也是辩证统一的关系，保存档案的目的是为了利用档案，而保护档案的安全，维护历史真迹，最大限度地延长档案寿命，是为了更长久、更广泛、更有效地利用档案。
结束语
档案管理是社保单位日常工作的重要组成，提高档案管理的效率，可以保证档案资料的有效利用，社保单位的领导者，要做好档案管理队伍的培养工作，要建设一支高素质的团队，要做好档案管理人员的培训工作，提高其自身的素质与业务水平，这样才能提高社保档案管理的质量。另外，社保档案管理单位还要做好设备的更新工作，要应用先进的设备提高工作的效率。社保档案管理单位还要提高自身的服务水平，管理人员要具有良好的服务意识，这样才能提高用户的满意度，才能促进档案管理事业更好的发展。
参考文献
[1]刘媛媛，李长平，马骏.商保与社保合作前景分析及建议[J].中国医疗保险，2011（8）.
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社会保险业务档案管理整改提高(六)
社保档案现代化管理探究
[摘 要]社保事业伴随着社会经济的改革和发展不断巩固与完善，它不仅实现了养老待遇向社会化方向的转变，而且进一步巩固了社会安定团结的大好局面，为社会经济的和谐发展打下了坚实的社会保障基础。本文以社保业务管理的一项重要基础工作――社保档案现代化管理为研究对象，结合档案管理的相关理论，首先分析了社保档案现代化管理的内涵，其次就目前社保档案管理中出现的问题进行了分析，最后提出了相关解决措施。 [关键词]社保档案；现代化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.157
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-02
随着我国社会保险制度改革不断深化，各项险种新措施不断出台，社会保险的影响不断扩大，社保档案管理者要不断更新观念、提高技能，做好社保档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，充分发挥社保档案对现代化经济发展的重要作用。
1 社保档案管理的内涵及原则
1.1 社保档案管理的概念
社会保险档案从信息的收集、归档、整理，到档案的保管、检索是一个非常复杂的过程。尤其是随着社会保险档案管理工作量的不断增加，管理手段和技术也在不断提高，为社保档案管理工作增加难度的同时，也提供了新的管理技术。社会保险工作的性质是向参保人提供服务，需要使用大量的文件档案报告和记录有关信息。在档案用过之后，大量的文件积累及适当处理这些档案是所有保管大量档案的机构都会遇到的问题。因此，社会保险档案需要更高的管理技术。随着电子计算机的发展和通讯技术的进步，社会保险档案管理技术迅速得到发展。现代电子数据处理系统不仅对于档案保管和存储设备非常有用，还可及时收集、处理并存储大量日常信息。
1.2 社保档案管理的特点
社会保险档案是以社会保险事业为服务对象，形成于社会保险经办过程中的，对其管理具有以下几个特点。
第一，社会保险档案工作量大，需要利用电子计算机进行管理。社会保险经办机构在实施制度时要做许多工作，如单位参保登记、参保人信息登记、保险费收缴、收回未支付的保险金、保管在确定社会保险权利时所需要的文件、处理要求领取保险金的申请、支付养老金。
第二，社会保险档案具有较强的服务性。它不仅要为参保人提供缴费记录的情况，而且要为政策制定者提供各种数据，还要为养老金计发标准提供依据。由于养老金的发放标准，一般与个人和单位缴纳社会保险费的数额密切相关，因此，缴费记录的真实性、可靠性十分重要。
第三，社会保险档案需要多次存档，并在社会保险经办过程中不断得到补充。社会保险档案与别的专门档案不同，其数据库需要源源不断输入新信息。如受保人的工作单位、缴费情况（包括缴费基数、比例）是不断变动的，有时缴费可能中断，这就要求对受保人的社会保险档案经常输入新数据，经常存档。
1.3 社保档案管理的原则
1.3.1 集中统一管理原则
集中统一管理原则作为档案学的一项重要理论，不仅是国家档案管理事业的一项基本组织原则，也是档案工作实践的一项重要准则。其主要内容包括：建立档案行政管理系统；运用法律法规保护档案事业；建立各级各类档案管理机构，对档案实施集中管理等。这一原则的应用既有利于我国档案管理工作向标准化、制度化、科学化转变，又有利于档案的管理、查询和维护，真正实现档案的利用服务目标。
1.3.2 尊重档案形成规律的原则
档案管理和档案整理的核心原则就是要尊重档案的形成规律，这一原则也是档案管理区别其他管理的特有原则。尊重档案的形成规律，保持档案的历史联系，就是要已既有的历史为基础，既要保持历史的真实性，又要保持档案形成的原来系统，在整理和管理档案过程中不能破坏档案形成的原来系统。尊重档案形成规律是保持档案历史联系的关键，凡是尊重档案形成规律的，就能保持档案历史联系，反之就会破坏档案历史联系。
1.3.3 档案管理效益原则
档案管理效益原则主要是指通过对档案实施有效的开发和管理，所能获得的经济和社会效益。这一原则是以对人力、物力等资源的合理利用为基础，以创造效益为根本的，是档案管理实现经济、高效管理的有效保障。
在档案管理工作中必须讲究效益。档案管理部门所必需的人力、财力、物力，都是国家赋予的；而国家则需要档案管理部门提供大量的有价值的档案信息，为国家各项建设事业服务。如果档案管理部门消耗的人力、财力、物力很多，而输出的有价值的档案信息量很低，那么，就会产生负效益，就不能为国家和社会做出贡献。这种管理就是违反效益原则的，是失败的管理。当然，机密档案的信息不能向社会输出，否则会给国家政治和经济利益带来损害，产生负效益。
2 当前社保档案管理存在的问题
2.1 发展速度不慢，但发展不平衡
社保档案信息化管理启动早已使用20多年，并在做二次、三次开发，晚的则尚处于开发阶段，对于西部经济落后地区甚至计算机闲置多年而未能使用。从技术角度讲，水平也参差不齐，有的地区开发出来的管理系统的功能较完备，起点较高，准备配备小型机，实行全省网络化管理，而有的地方则无总体规划，缺乏系统性考虑，起点较低。
2.2 信息管理系统不完善
各地开发计算机管理系统时大都是为了满足自身的工作需要，系统方案的构思都不曾考虑全国性的大局，甚至不曾考虑全省的大局，因而在整体结构、硬件和软件的选型、应用软件的规范，数据格式和网络功能及通讯等诸多方面都各行其是，尤其是数据库问题更为突出，这将给今后整体工作带来很大困难，有可能要导致很大的财力浪费。
2.3 对社会保险档案管理和数据库重视不够
相当一部分地区仅仅开发应用了一些基础性业务处理软件，对社会保险档案管理认识不足，更缺乏考虑完整的数据处理系统。由于目前大多数社会保险经办机构的管理方法夹杂着许多行政性手段，且大多数地区管理的对象仍以企业为主，而不是直接面向受保人和受益人，科学的组织管理和研究，如对社会保险未来发展的规划、组织和精算研究，尚未被人们普遍重视，所以数据的处理上还存在不少漏洞。 3 提高社保档案现代化管理的举措
3.1 加强社保档案集中统一管理
制度是行为的准则，因此社保档案应按相关法律法规，结合本地区特点，制定出社会保险档案分类大纲和各门类档案保管期限。真正实现统一制度、统一管理。从当前社会保险工作实际情况看，档案分类较多，且载体多样，因此应对每一类档案都要制定出相应的管理制度。包括：各门类文件材料归档制度、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记制度等，切实把各种门类、不同载体形式的档案纳入集中统一管理的轨道。
3.2 搞好编研，开发利用，实现档案利用向深层次发展
管理档案的目的就是为了利用，只有先管好档案，才能利用好档案。根据社会保障事业发展的需要，应编研出具有一定质量的社会保险档案资料，供工作人员在现实业务中使用，为广大社保对象服务。编研应把握三点：一是为现实服务，满足社会急需，满足当前工作需要；二是为领导决策服务；三是为促进经济发展和社会进步服务，随着保险事业的深入发展，档案为之服务的领域越来越多，要求越来越高，方式越来越活，这就需要档案工作人员必须主动做好工作，除了直接提供好档案服务外，还要千方百计多提供一些间接的档案服务，以充分发挥和利用档案信息的潜在价值。
3.3 提高计算机信息技术的应用
“社会保险档案管理和计算机数据库”是整个社会保险管理系统的重要组成部分，是系统的核心和主干，是系统实施中首先要开发和实现的部分，它的建设是我国社会保险档案管理系统的一项大型基础工程。目前，我国社会保险档案管理的重要目标之一，是统一系统基础资料的数据标准、信息分类编码标准。当前，社会保险档案管理的重点是对计算机信息技术的引入，拓展区域社保档案管理系统的联网程度，通过规范基础数据，实现数据资源共享，提高数据的利用率，避免数据重复或冗繁所增加的维护成本。同时，在规范信息系统建设的基础上，尽力开发多样化业务管理流程，扩大管理系统的应用范围和工作效率。
作为社会保险档案管理系统的核心，数据库系统设计的优劣、运行效率的高低，关键取决于数据库的设计。由于该系统是一个多任务、多用户同时处理的网络系统，因此，我国社会保险数据库设计主要应从两方面考虑：一是要求系统可靠、适用，便于未来的发展及扩充；二是要求能为系统提供数据共享，避免数据的重复录入，保证数据的一致性和完整性。
4 结 语
社保档案现代化管理是一个长期不断积累经验和纠正错误的过程，随着时代的发展，社保档案工作人员要密切关注新形势下的热点动态，不断提高专业技能，与时俱进，只有这样才能充分开发社保档案资源的应用潜能，才能全面发挥社保档案的历史价值和现实作用，更好地为社会经济建设和社会各项事业发展服务，实现管理、服务双赢。
主要参考文献
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