低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标

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低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标(一)
高值耗材管理系统

高值耗材管理系统

一、目前医院高值耗材管理现状

目前医院高值耗材管理大都呈现供应品种多、供货厂商多的特点,如何保证高值耗材质量安全及账物相符是医院关心的重点与管理的难点。物资出库后的去向管理、领用科室的账物相符、患者费用准确计价、耗材成本的准确计提和控制等关于高值耗材的精细化管理,是目前高值耗材管理的薄弱环节。一般表现为以下几个方面问题:

1.1基础数据登记不全

首先表现为基础数据库物资名称不规范,规格不齐全,耗材价格调价不及时,而对于同类耗材不同供应商的价格比对信息不全、滞后。导致的结果是记账科室不能按规范高值耗材的名称和价格准确记账,既不利于科室台账管理,没法进行准确的成本确认,也会导致高值耗材进价不合理;其次表现为“三证”(包括产品注册证、生产许可证或经营许可证,以及卫生许可证)管理缺乏实时性,有时候三证有效期已过,耗材管理者因缺乏有效信息手段的支撑并不能及时发现;另外,高值耗材是哪个供应商,何时,给哪个病区供的货,哪个病人、何时使用的,财物何时对此高值做付款计划、何时付款均不是很清晰;最后是高值耗材的合同登记不全,目前医院高值耗材从使用到付款,合同审核并不严格。

1.2领用不规范

领用不规范表现形式为部分科室领用人员不固定,领用数量无依据,缺乏领用物资科室使用统计平台,最终导致领用材料的浪费。

1.3“零库存”物资管理流程繁琐

零库存管理是企业为追求资金使用的最大效益,实行按订单加工生产的生产管理模式。该模式同样可用于医院,达到减少医院资金占用、防止因保管不当造成的损失、降低保管风险及成本的效果。高值耗材控制系统的定义是,但凡需要进行“零库存”的物资,比如价值较高、保管条件要求高或不进仓库(如:牙科的烤瓷,是直接向临床供货)等类别的材料都可以作为高值耗材的管理范畴。“零库存”流程适应于临床需要,在各医院普遍使用。“零库存”管理不规范的表现形式为院内物资流转以手工作业为基础,极易导致错帐、漏帐、重复记账等现象。

1.4内植条码管理不规范

部分内植条码存在不规范的现象,如以合格证代条形码,条码信息不全、条码不能识别,个别产品甚至没有条形码,不能有效执行内植条码必须在病例资料保留条码资料的规定。

1.5管理流程漏洞多

目前高值耗材供应商为了进入医院市场,会从器械、财务及临床多方运作,国内大部分医院或多或少都存在一些管理上的漏洞,高值耗材的质量无法得到保证,财务的监管力度较弱。比如牙科的烤瓷,一般都是由供应商直接给临床供货,没有经过器械科等相关部门审核,而财务只能被动接受付款,监管职能缺失

二、保力高值耗材管理系统的作用

保力医院高值耗材管理系统针对高值耗材的特性设计了严格完整的解决方案，从供应商资质审查开始，采用统一编码，与医院HIS系统全面对接，形成高值耗材管理的科学化流程。

高值耗材管理系统做到了“精确控制,流向100%跟踪,质量追踪”。

针对目前高值耗材管理存在的一系列问题,系统采用两个管控点进行严格把关,即器械科管控耗材质量、财务科管控耗材付款,从而实现流程的优化管理。

2.1 杜绝安全隐患

在系统中,器械科可以随时对过期的“三证”进行筛查,变“三证”的静态管理(保存在档案袋中)为动态管理;使用部门使用前,对过期的三证系统也会进行实时提醒;而对于没有进行安全备码的高值耗材,财务系统将拒绝付款。

2.2 供应商对备码产品进行备货,使用科室产生需求时(即病人医嘱被执行),病区要做“扫条码”动作。该动作用于比对高值材料是不是已经通过器械科论证。若系统中无相关信息,即使病区使用了该高值耗材,医院也不会承认、付款。比对通过后,系统及时进行配发,配发过程必须要将产品条码与病人住院号进行匹配,以便于追溯。最终能达到“哪个供应商供的货、何时供货、使用科室是哪个、什么时候用的,用在哪个病人身上”的效果。以上信息均能一一对应、追溯。

2.3 加强成本控制

高值耗材是全成本核算中除固定资产折旧、药品成本、普通卫材之外的主要成本,更是控制可变成本的重要环节。系统实施后,高值耗材成本的采集更加真实,更趋向于真实,为医院加强成本控制提供了有利的基础环境。

2.4 提高工作效率

从备货到付款实行网上一条线轨道化流程,操作简单,节约时间,器械科入库信息随时取调核查,让工作人员从繁琐的核对工作中解放出来,同时也避免了部门之间重复作业,规范了流程,提高了效率。(器械科提出货款支付申请,由财务科进行耗材货款支付审批,最后制定付款计划,进行货款支付和支付确认。)

低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标(二)
医院卫生耗材的精细化管理

4.2 医院卫生耗材岗位职责设计

4.3医院卫生耗材管理制度设计

4.3.1卫生耗材管理制度

为加强医院卫生耗材的管理,规范医院卫生耗材的授权、采购、储存、领用、发放、盘点、废损等相关制度,根据《医院财务制度》和《医院会计制度》要求,结合医院实际情况,

特制定本制度。

第一章 总 则

第1条 为了明确医院各部门和相关岗位在卫生耗材管理中的职责和权限,确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施,特制定本制度。

第2条 本制度适用于医院各类卫生耗材管理的授权审批事项。

第二章 卫生耗材的适用范围

第3条卫生耗材是医院保证医疗需要而储备的医用材料,是指临床和医技科室在业务活动中消耗的物品。如纱布、药棉、胶布、绷带、X光胶片、显影粉、定影粉、化学试剂等。具体包括以下四类:

(1)普通医用耗材,消耗很频繁,价值相对较低(单价≤500元),如一次性使用无菌医用材料、一次性使用护理材料等消耗型医用材料。包括:一次性注射器、医用棉球、医用胶布、纱布块、手术刀片、采血针、缝合线、医用棉签、心电图纸、砂轮等。

(2)高值医用耗材是指:对安全性有严格要求、直接作用于人体、严格控制生产使用的消耗型医用材料和价值相对较高(单价>500元)的消耗型医用材料。包括:植入、介入类材料、内镜下一次性材料、骨科材料、人工器官等。

(3)诊断试剂耗材是指：体内诊断试剂和体外诊断试剂，除用于诊断的如旧结核菌素、布氏菌素、锡克氏毒素等皮内用的体内诊断试剂外，大部分为体外诊断试剂。包括：临床生化试剂、免疫诊断试剂、分子诊断试剂等。

(4)其他特殊用途耗材:如胶片、体部固定膜、头颈肩网罩等。

第三章 卫生耗材授权审批

第4条 卫生耗材的准入审批。

1.申请科室须填写卫生耗材准入申请表,充分阐明申请理由,由经办人和科室主任交采购部门。如果是开展新技术需要的耗材,必须先申请医疗新技术准入,然后申请耗材准入,在提交申请表时需将新技术准入批准函复印件作为附件。【低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标】【低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标】

2.采购部门联合物价办、医保办、医务处等部门不定期举行“卫生耗材准入论证会”,充分考虑申请材料规范、临床需要、安全可靠、价格合理、收费依据和医保报销情况进行综合论证。经论证后通过的卫生耗材方可准入立项。

3.各相关部门应考虑到耗材的使用情况、市场物价变动及科室需求,经审核后适时调整耗材目录。

第5条 科室提出卫生耗材采购申请。

卫生耗材使用科室填写《采购申请表》,详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。

第6条 采购申请审批。

库房根据现有卫生耗材的库存量计算出请购量后,填写请购单,交采购部门、财务部门及总会计师/分管院领导根据审批权限进行审批。

第7条 库房在提出采购申请时,应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量,分析确定应采购的日期和数量,或者通过卫生耗材管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量,据此进行再采购,降低库存或实现零库存。

第8条 采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时,首先必须向多家供应商发出询价单,获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料,初步确定合适的供应商并准备谈判。

第9条 采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给保管和会计等有关部门,以备合理安排收货和付款。

第10条采购部门依据科室需求及预算额度的要求,在耗材目录的范围内制定采购计划,依据《中华人民共和国政府采购法》及其他地方相关法律法规实施采购。

第11条采购货款支付审批流程。

1.采购货款支付先由采购部门经办人员认真填制付款申请表,对收款单位、付款金额、用途进行管理维护,并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。

2.采购部门经办人员将付款申请表交采购部门负责人,采购部门负责人对相关业务的合理性、真实性进行审核并签署意见,然后交财务部门会计审核。

3．财务部门会计负责审核付款申请表的经济内容,包括合同、发票等,签署意见后交财务负责人复核,财务负责人复核无误后签字报相应的审批权人审批,最后交由出纳办理付款手续。

第四章 卫生耗材储存管理制度

第12条 购进原材料等卫生耗材,入库前必须办理入库手续。入库时核对实物规格、型号,生产单位与采购合同一致;观察包装完好程度,并清点实物数量;进行实物质量检查；填制“入库单”一式三份。卫生耗材入库按实收数量计算,并在实物账卡上进行记录。

第13条库房工作人员全面掌握库房所有货物的贮存环境,堆层、搬运等注意事项，以及货品配置(包括礼品等)、性能和一些故障及排除方法。

第14条对于已售产品退货的入库,库房应根据退货凭证办理入库手续,经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货,应分清责任,妥善处理。对劣质产品,可以采取修理、报废等处理措施。

第15条卫生耗材的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目,入库卫生耗材应及时记入收、发、存登记簿或卫生耗材卡片,并详细标明存放地点。

第16条库房禁止无关人员进入,经授权后进入的人员不得携带能够容装手机或配件的包装物品(如手提包、纸袋等),确需带入的,须允许库房工作人员进行检查。

第17条保管员应随时检查存储的卫生耗材是否过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损,如有发现,保管员应及时报告主管人员,会同有关部门进行处理。

第18条库房工作人员应定期或随时检查卫生耗材的防水、防火、防盗安全设施。检查时,发现易燃、易爆危险卫生耗材,应立即采取措施,存放到安全场所,予以隔离。

第19条库房、贵重物品的钥匙由库房工作人员专人保管,不得转借、转交他人保管和使用,更不得随意配制。

第五章 卫生耗材领用及发放管理制度

第20条医院各个科室有专门的负责人负责本部门所需材料的领用。

第21条科室领用卫生耗材须填写领用申请单并办理相应的审批手续,并凭借经过审批的领用申请单到库房领用。超出卫生耗材领料限额的,应当经过特别授权

第22条 领用申请单应填明材料名称、规格、型号、用途等,并经科室负责人签字。属计划内的材料应有材料计划,属限额供料的材料应符合限额供料制度,属于必须审批的材料应有审批人签字。

第23条库房工作人员对领用申请单进行审核,审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等,审核无误后,才能发货。

第24条 领用材料时,领用人必须同库房工作人员办理交接手续,当面点清楚,并在出库单上签字。

第25条材料库房按“先进先出,按规定供应”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。

第26条 库房工作人员应妥善保管所有发料凭证,避免丢失。

第27条库房工作人员根据材料领用情况及出库单记账联,编制科室领用汇总表,同时需由库房库管员、库房会计签章。

第六章 卫生耗材盘点管理制度

第28条 卫生耗材的盘点按时间划分分为定期盘点和临时盘点。定期盘点主要是指在月末、年中、年底的固定日期盘点。按工作需要划分为全面盘点和部分盘点。全面盘点是对全部物资逐一盘点;部分盘点对有关物资的库存进行盘点。

第29条定期盘点:

1.年中、年终盘点原则上应采取全面盘点方式,如因特殊原因无法全面盘点时，应呈报相关负责人核准后,可改变其他方式进行。

2.盘点期间原则上暂停收发物料,对于各科室在盘点期间所需用料的领料,经相关领导批准后,可以做特殊处理。

3.盘点应按顺序进行,采取科学的计量方法,每项财务数量应于确认后再进行下一项盘点,盘点后不得更改。

4.盘点物品时,会点人应依据盘点实际数量作详实记录。盘点人应按事先确定的方法进行盘点,协点人应大力配合盘点工作,监点人要做好监察工作。

5.盘点结果必须经各有关人员签名确认,一经确认不得更改。

6.盘点完毕,盘点人应将《盘点统计表》汇总并编制《盘存表》,《盘存表》一式两联,第一联由库房自存,第二联送财务部门,供核算盘点盈亏金额。

7.月末盘点是由库房对月末卫生耗材进行的盘点。

第30条临时盘点:

1.临时盘点由相关负责人视实际需要,随时指派人员抽点。

2.临时盘点原则上不应事先通知保管部门,组织工作可适当简化。

3.盘点的技术要求同年终、年中盘点。

4.抽查盘点工作结束后,盘点小分队应出具抽查盘点报告,同时对盘点中注意事项的内容和库存管理中存在的其他问题及隐患进行文字阐述。

5.盘点小组的报告经财务部门审阅后,根据盘点报告反映问题的重要程度分别采取上报院领导审批、自行组织调整或账务处理。

第31条盘点应精确计量,避免用主观的目测方式,应于确定每种商品的数量后再继续进行下一项,盘点后不得随意更改。

第32条 盘点使用报表内所有栏目若有修改处,须经盘点有关人员签认后生效,否则应追究其责任。

第33条盘点时,会点人均应依据盘点人实际盘点数,详实记录于《盘点统计表》,并于该表上互相签名确认无误,对于差异较大的物资必须进行复盘；盘点完毕,盘点人应将《盘点统计表》进行系统录入。

第34条在盘点各项工作结束后,相关部门需打印出《盘点盈亏报告表》一式三联，并填写数额差异原因的说明及对策后,呈报相关负责人签核,第一联送财务,第二联呈报相关负责人,第三联相关部门自存作为库存调整的依据。

第35条 财务部门会计参与每年不少于两次的实地盘点,并做好记录。对于盘盈的卫生耗材及盘亏或毁损的卫生耗材应分清责任,及时向医院财务部门做出书面请示,批复后按规定进行账务处理。

第36条库房负责人根据批准处理的盘点报表进行调账,实现账物一致。

第七章 废损卫生耗材管理制度

第37条 卫生耗材在库保管期间，由于各种原因发生卫生耗材毁损、变质、霉烂造成损失时，必须及时填制“废损报告单”，上报审批。

第38条库房主管和相关负责人根据各自的审批权限对废损报告单进行审批,出具审批意见,库房根据审批意见对在库废损卫生耗材进行处理。

第39条库房及时将废损卫生耗材的报表报告报送财务部门,财务部门在授权范围内进行账务处理。

第40条其他卫生耗材报废申请由卫生耗材使用部门或存放部门提出,并由部门负责人签字确认。

第41条财务部门对拟报废的卫生耗材申请单进行财务审核和折价计算。

第42条需要对拟报废的卫生耗材进行检测或复核以确认其是否确实需要报废时，由质量管理部组织专业人员或外请人员对卫生耗材进行检测或复查。

第43条根据授权审批制度需要由相关负责人进行签字确认的,应及时送相关负责人进行审批。

第八章 附 则

第44条本制度由卫生耗材领导小组制定,各部门参与制定,本规定未作规定或没有明确规定的事项须经领导小组批准,然后执行或办理。

第45条本制度自20××年××月××日起实施。

4.3.2 高值医用耗材管理制度

为加强医院高值医用耗材的管理,规范医院高值医用耗材的管理制度,根据《医院财务制度》和《医院会计制度》要求,结合医院实际情况,特制定本制度。【低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标】

第1条要求进行招标的各种高值医用耗材,必须选用相关机构招标范围内的品种与价格。

第2条使用科室领用物品时应先与采购部门联系,由采购部门与采购员联系，由采购人员进行采购。

第3条使用科室的管理人员应对产品的验收质量负责。发现物品与单据不符或有质量问题应拒绝收货。

第4条 科室的管理人员应根据物品的不同性质,采取不同的保管方法。注意通风防潮、防热、防损坏等。

第5条使用科室应有清晰的高值医用耗材明细账目,每单支高值医用耗材的使用去向必须落实到患者,来源必须落实到厂家和生产批号。

第6条使用科室应保证物品的使用时间必须在保质期内。

第7条科室的管理人员应根据科室对该物品的使用情况,制定贮备定额,防止物品积压。

第8条对高值医用耗材出现的不良反应事件立即上报采购部门、医务处,不得漏报、错报。

第9条本制度由卫生耗材领导小组制定,各部门参与制定,本规定未作规定或没有明确规定的事项须经领导小组批准,然后执行或办理。

第10条本制度自20××年××月××日起实施。

4.3.3 二级阵房管理制度

为加强医院二级库房的管理,规范医院二级库房的管理制度,根据《医院财务制度》和

低值耗材精细化管理系统软件的技术及性能指标(三)
关于医院高值耗材精细化管理的思考

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